Phase 4 Verankern: Prozesse zur Gewohnheit machen
Aus einem neuen System wird erst dann eine neue Gewohnheit, wenn Menschen sie mittragen
Wie wird der neue Weg zur neuen Gewohnheit?
Sobald Anbieter ausgewählt und Verträge geschlossen sind, ist der einkaufsseitige Teil abgeschlossen. Der Fokus verschiebt sich jetzt auf die operative Umsetzung: Rollout, Schulung, Kommunikation und die Durchsetzung von Policy und Compliance im Alltag. Systeme werden häufig technisch sauber eingeführt, die eigentliche Verhaltensänderung bei den Buchenden bleibt jedoch aus, wenn Enablement und Anreize fehlen.
Damit aus Einführung Gewohnheit wird, braucht es vier Elemente: Buchende müssen zunächst verstehen, warum sich etwas ändert, den Wunsch entwickeln mitzuziehen, wissen und können, wie der neue Prozess funktioniert, und die neue Arbeitsweise muss durch spürbare Erleichterungen im Alltag dauerhaft verstärkt werden. Das drückt sich konkret in Rollout, Schulungskonzept, klarer Kommunikation und einem definierten Eskalationsweg bei Nichteinhaltung aus.
Kaum ein Schritt bündelt so viele widerstreitende Interessen wie die anschließende Abrechnung: Der Dienstleister will pünktlich sein Geld, das Unternehmen will vorher Sicherheit, über Kostenstelle, steuerlich korrekte Zuordnung und die Bestätigung des Kostenverantwortlichen. Ein strukturierter, digitaler Prozess kehrt die klassische Reihenfolge um: Jede Rechnung wird gegen die hinterlegte Buchung und die tatsächlich erbrachte Leistung geprüft, bevor sie freigegeben wird, statt den Abgleich nachträglich und mühsam über mehrere Abteilungen zu rekonstruieren.
So sah dieser Schritt bei DATEV konkret aus Zur DATEV Case Study →
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Am Ende der Verankerungsphase steht:
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Ein Rollout-Plan (wer, wann, in welcher Reihenfolge)
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Ein Schulungskonzept für Buchende
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Eine verabschiedete und kommunizierte Veranstaltungs-/Einkaufsrichtlinie
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Ein festgelegter Eskalationsweg bei Nichteinhaltung
Machen Sie neue Prozesse jetzt zur Gewohnheit
Aus einem neuen System wird erst dann eine neue Gewohnheit, wenn Menschen sie mittragen. Lassen Sie sich von unseren Experten zeigen, wie Sie Ihre MICE-Prozesse dauerhaft verankern.
Ansprechpartner für Strategisches MICE Management:
Daniel Ritter
MICE Experte | Senior Sales Manager