Die Nutzung einer Verhandlungssoftware wie dem Ratefinder hat sich bewährt, weil sie den gesamten Rahmenvertragsprozess für Hotels und Unternehmen deutlich vereinfacht und professionalisiert. Anstatt mit unzähligen Excel-Tabellen, individuellen Vertragsversionen und unterschiedlichen Konditionen zu arbeiten, sorgt der Ratefinder für eine klare Struktur und Vergleichbarkeit. Die Software standardisiert Angebote, Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) und Preisbedingungen und schafft so einen transparenten, effizienten und revisionssicheren Prozess.

Das Ergebnis: Weniger manueller Aufwand, geringere Fehleranfälligkeit und spürbare Zeit- und Kosteneinsparungen im strategischen Veranstaltungseinkauf.  

Über die Ratefinder Software lassen sich alle relevanten Vertragsparameter zentral und nach Ihren individuellen Vorgaben definieren. Dazu gehören unter anderem Vertragslaufzeiten, Messezeiträume, Leistungsbestandteile wie Übernachtungen, Frühstück oder Tagungspauschalen, sowie Stornobedingungen und die gewünschte Hotelliste.

Diese Einstellungen werden einmalig hinterlegt und bilden die Grundlage für alle nachfolgenden Verhandlungen und Vergleiche. Dadurch wird der gesamte Prozess effizient, transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar gestaltet. 

Die Nutzung des Ratefinders in Kombination mit der Enterprise Solution lohnt sich, weil Sie damit maximale Transparenz und Effizienz im Veranstaltungseinkauf erzielen. Mit nur wenigen Klicks laden Sie alle relevanten Hotels ein, die ihre Angebote einheitlich und vergleichbar abgeben. Wenn Sie zusätzlich Ihre Preferred Partner oder Rahmenvertragshotels im MICE Portal hinterlegt haben, profitieren Sie doppelt: Diese sind im Kundenshop als Rahmenvertragspartner (RV-Partner) gekennzeichnet, die vereinbarten Raten sind automatisch hinterlegt und für alle Veranstaltungsplanende sichtbar.

Dadurch werden bei Anfragen stets die korrekten Preise berücksichtigt und Ihr Einkauf bleibt durchgehend standardisiert und sicher.  

Rahmenverträge benötigen einheitliche Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) und Stornobedingungen, um Transparenz, Vergleichbarkeit und steuerliche Klarheit zu gewährleisten. Unterschiedliche Pauschalen und variierende Leistungspakete führen oft zu Unstimmigkeiten auf Seiten der Unternehmen, sowohl in der Preisstruktur als auch in der Bewertung oder Versteuerung der Leistungen der Angebote. Ohne einheitliche Grundlagen entstehen keine klare Vergleichbarkeit, keine Preistransparenz und keine nachvollziehbaren Einsparungen, da sogenannte Savings nicht eindeutig ausgewiesen werden können.

Einheitliche AGBs und Stornobedingungen schaffen dagegen eine verlässliche, rechtskonforme und effiziente Basis für Ihre Rahmenvertragsverhandlungen. 

Einheitliche Tagungspauschalen schaffen einheitliche Parameter zwischen Hotels und Angeboten. Durch klar definierte Leistungspakete, etwa zu Raummiete, Verpflegung oder Technik; werden Kosten nachvollziehbar und Angebote direkt vergleichbar.

Zudem ermöglichen sie ein strukturiertes und transparentes Ausschreibungsverfahren für die Preisvergabe, wodurch Unternehmen über eine datengestützte Entscheidungsgrundlage verfügen und faire, marktgerechte Konditionen erzielen können. 

Die automatische Abbildung von Savings macht Kosteneinsparungen sofort sichtbar, etwa durch den Vergleich von Vorjahresraten oder der Differenz zwischen Erst- und Folgeangeboten. Diese Transparenz wäre manuell nicht so detailliert und schnell umsetzbar, da der Aufwand bei vielen eingehenden Angeboten zu hoch und fehleranfällig wäre.

Durch die Automatisierung werden Einsparungen präzise, nachvollziehbar und in Echtzeit dargestellt und sind für Unternehmen eine ideale Grundlage für strategische Einkaufsentscheidungen.