Phase 1 Orientieren: Spend-Transparenz schaffen
Der erste Schritt zu strukturiertem MICE-Einkauf beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme
Wo steht Ihr Unternehmen heute, und wie soll strukturierter MICE-Einkauf künftig aussehen?
In den meisten Unternehmen laufen Veranstaltungsbuchungen dezentral: über Sekretariate, Fachbereiche oder Einzelpersonen, oft ohne zentrale Übersicht. Wie viel tatsächlich für Meetings, Incentives, Konferenzen und Events ausgegeben wird, welche Anbieter genutzt werden und zu welchen Konditionen, bleibt in vielen Fällen unklar. Genau hier setzt die Orientierungsphase an: Sie schafft die faktische Grundlage, bevor irgendetwas verändert wird.
Eine belastbare Orientierung beantwortet vier Fragen:
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Wie hoch sind die tatsächlichen MICE-Ausgaben, inklusive der Buchungen außerhalb zentraler Kanäle (Dark Spend)?
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Wo entstehen doppelte Verhandlungen oder verpasste Volumenbündelung zwischen Standorten und Fachbereichen?
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Welche Compliance-Risiken bestehen bereits heute, etwa bei Datenschutz oder Rechnungsstellung?
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Was würde ein strukturierter MICE-Einkauf konkret verändern, und für wen?
Ohne belastbare Zahlen wird das Thema intern schnell als „IT-Projekt" oder Einkaufs-Nebensache abgetan. Sobald jedoch harte Zahlen sichtbar gemacht werden, Dark Spend, doppelte Verhandlungen, verpasste Bündelungseffekte, entsteht die notwendige Dringlichkeit von selbst. Eine erste, saubere Ist-Analyse ist deshalb keine Fleißaufgabe, sondern die Grundlage für jede weitere Phase.
Bei DATEV eG liefen Veranstaltungsbuchungen vor der Einführung strukturierter Prozesse über Sekretariate und Fachabteilungen direkt an Hotels, zentral verhandelte Konditionen waren im Intranet hinterlegt, aber nicht verbindlich nachverfolgbar. Genau dieser Mangel an Transparenz bei bereits verhandelten Konditionen markiert den ersten Schritt auf dem Weg zum Strategischen MICE Management. Link zur DATEV Case Study →
Am Ende der Orientierungsphase steht:
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Dokumentierte MICE-Ausgaben (Spend-Transparenz)
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Eine klare Zieldefinition, was strukturierter MICE-Einkauf erreichen soll
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Erste Erfolgskriterien (Savings, Compliance-Quote, Nutzungsgrad)
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Ein erster Business Case mit belastbaren Zahlen
Schaffen Sie jetzt Transparenz über Ihren MICE-Einkauf
Der erste Schritt zum Strategischen MICE Management beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Lassen Sie sich von unseren Experten zeigen, wie Sie Spend-Transparenz schaffen und erste Einsparpotenziale identifizieren.
Ansprechpartner für Strategisches MICE Management:
Daniel Ritter
MICE Experte | Senior Sales Manager