Phase 3 Gestalten: Anbieter smart auswählen
Die richtige Anbieterauswahl macht aus gebündeltem Volumen echte Verhandlungsstärke
Wie soll der neue Prozess aussehen, und mit wem setzen wir ihn um?
Mit Mandat und Koalition aus der Mobilisierungsphase beginnt die klassische Konzeptions- und Ausschreibungsphase: Anforderungen definieren, Policy gestalten, Anbieter sichten und auswählen. Zwei Themen werden dabei in der Praxis besonders häufig übersehen: Ratefinding und die eigenen Einkaufsbedingungen.
Ratefinding bezeichnet das systematische Aushandeln und Festschreiben von Konditionen, etwa Zimmerpreisen, Tagungspauschalen oder Cateringsätzen, mit ausgewählten Hotels und Locations, bevor eine konkrete Veranstaltung gebucht wird. Statt für jede Anfrage einzeln zu verhandeln, werden Konditionen im Voraus über das erwartete Gesamtvolumen vereinbart. Verhandlungsmacht entsteht dabei nur, wenn das Buchungsvolumen über Standorte und Abteilungen hinweg gebündelt und sichtbar ist, genau die Datenbasis, die in der Orientierungsphase geschaffen wurde. Digitale Plattformen bündeln anschließend Hotels, Locations, Rahmenprogramm, Transfer und Catering und ermöglichen den direkten Vergleich von Angeboten in Echtzeit, statt über verstreute E-Mail-Anfragen.
In nahezu allen Warengruppen ist es Standard, zu den eigenen, durch die Compliance vorgegebenen Einkaufsbedingungen einzukaufen. Bei Hotelbuchungen wird dieser Standard durch Direktbuchungen jedoch häufig umgangen: Bedingungen des Hotels gelten, ohne dass der Einkauf sie je geprüft hat. Ein digitaler, strukturierter Freigabeprozess schließt diese Lücke, indem er automatisch steuert, wer was freigeben muss, und Abweichungen von den eigenen Standards sofort sichtbar macht.
Wie Ratefinding, Ausschreibung und Einkaufsbedingungen im Detail zusammenspielen, lesen Sie im Whitepaper.
Am Ende der Gestaltungsphase steht:
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Ein pragmatisches Anforderungsprofil (kein 200-Punkte-Lastenheft)
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Ein Marktüberblick über mögliche Anbieter
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Ein Fragenkatalog für die Ausschreibung
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Die getroffene Anbieterauswahl
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Geklärte Kosten- und Finanzierungsmodelle
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Klarheit über den Umgang mit AEB/Vertragsbedingungen
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Ein definierter Genehmigungsworkflow
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Geklärter Umgang mit Rechnungsstellung/Billing
Wählen Sie jetzt die richtigen Anbieter aus
Die richtige Anbieterauswahl macht aus gebündeltem Volumen echte Verhandlungsstärke. Lassen Sie sich von unseren Experten zeigen, wie Sie Anbieter smart auswählen und Ihr MICE-Einkaufsvolumen optimal nutzen.
Ansprechpartner für Strategisches MICE Management:
Daniel Ritter
MICE Experte | Senior Sales Manager