Vom Strategischen Meeting Management zum ganzheitlichen MICE Management
Ihr Einstieg in den digitalen Veranstaltungseinkauf – effizient, sicher und transparent
Vom Strategischen Meeting Management zum ganzheitlichen MICE Management
Ihr Einstieg in den digitalen Veranstaltungseinkauf – effizient, sicher und transparent
Über mehr als zwei Jahrzehnte hat sich das Strategische Meetings Management (SMM) als unternehmensweiter, systematischer Ansatz bewährt, um Meetings und vergleichbare Veranstaltungen zu planen, zu steuern und zu optimieren.
Das SMM-Modell umfasst die Steuerung von Daten, Standards und Prozessen zu Ausgaben, Volumen, sowie Dienstleistern rund um Meetings und interne Events, um messbare Geschäftsergebnisse zu erreichen, die im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Strategisches Meeting Management ist für Meetings systematischer Ansatz zur besseren Prozesssteuerung, wie das Travel Management für Geschäftsreisen.
Evolution des Strategischen Meeting Managements
Strategisches MICE Management baut auf den Prinzipien des Strategischen Meeting Managements auf und nutzt moderne Technologien zur Weiterentwicklung. Was früher als zu komplex galt – etwa der zentrale Einkauf vielfältiger Veranstaltungsformate – ist heute dank digitaler MICE Buchungsplattformen problemlos umsetzbar. Sie ermöglichen eine einheitliche Steuerung, Analyse und regelkonforme Abwicklung von Meetings, Incentives, Conferences und Exhibitions.
Das Strategische MICE Management verfolgt somit einen ganzheitlichen, prozessorientierten Ansatz, der Unternehmen mithilfe moderner Technologien dabei unterstützt, ihren gesamten Veranstaltungseinkauf effizienter, transparenter und nachhaltiger zu gestalten. Prozesse werden im Hinblick auf Sicherheit, Compliance und Governance koordiniert, optimiert und laufend weiterentwickelt.
Warum Strategisches MICE Management?
MICE weiterdenken: Strategisches MICE Management erweitert den Fokus von „Meetings“ im SMM-Modell auf alle MICE-Leistungen. Dadurch wird im Gegensatz zum Strategischen Meetings Management die gesamte MICE-Wertschöpfungskette abgedeckt und zu einem wesentlichen Bestandteil des Travel Managements von Unternehmen.
Unternehmen profitieren im Veranstaltungsmanagement, wenn sie alle Veranstaltungsformate zentral bündeln: Einheitliches Sourcing und standardisierte Prozesse schaffen organisatorische Synergien und klare Skaleneffekte, besonders im Einkauf. So lässt sich das klassische SMM-Modell auf sämtliche Veranstaltungstypen anwenden.
Die Bündelung erhöht zudem die Transparenz im Einkaufsprozess, ermöglicht umfassende Analysen und stärkt Travel- und Eventmanager, die damit fundierter verhandeln und bessere Konditionen erzielen können.
Strategie statt Chaos
Unkoordinierter und ungesteuerter Veranstaltungseinkauf, das sogenannte Maverick Buying, wird mit dem ganzheitlichen Ansatz des Strategischen MICE Managements proaktiv umgangen. Unternehmen können mit Strategischem MICE Management den gesamten Prozess des Veranstaltungseinkaufs zentralisiert und kontrolliert mit smarten Tools steuern – von der Buchung bis hin zur Durchführung und letztendlich auch der digitalen Abrechnung.
Mehrwert durch Strategisches MICE Management
Kostenkontrolle und Budgettransparenz
Zentralisiertes MICE Management bündelt standort- und abteilungsübergreifende Ausgaben, schafft Transparenz und ermöglicht eine gezielte Steuerung. Durch Rahmenverträge, standardisierte Buchungsprozesse und digitale Genehmigungsworkflows werden Einsparpotenziale sichtbar und Budgets klar überwacht. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick und vermeiden Mehrausgaben. Einkaufsplattformen wie MICE Portal bilden dafür die digitale Grundlage.
Effizienzsteigerung und Skaleneffekte
Strategisches MICE Management verschlankt Prozesse von der Anbieterwahl bis zur Abrechnung, reduziert Aufwand und beschleunigt Abläufe. Einheitliche Standards sichern gleichbleibende Qualität und erleichtern die Zusammenarbeit mit bewährten Dienstleistern. Mitarbeitende werden entlastet, Schnittstellen minimiert und die Planbarkeit verbessert, da klar strukturierte Prozesse den Abstimmungsaufwand deutlich senken.
Prozesssicherheit und Compliance
Klare Richtlinien und integrierte Compliance-Regeln sorgen für rechtssichere und verlässliche Abläufe. Strategisches MICE Management stellt sicher, dass alle Schritte den internen Vorgaben sowie externen Anforderungen wie DSGVO und LkSG entsprechen. Dadurch sinken Risiken, Transparenz steigt und Unternehmen schaffen eine prüfbare, zukunftsfähige Basis für verantwortungsvolles Veranstaltungsmanagement.
Drei strategische Schritte zum erfolgreichen MICE Management
SCHRITT 1
Potenzial erkennen
SCHRITT 2
Strategie entwickeln
SCHRITT 3
Optimierungen umsetzen
Der erste Schritt besteht darin, den Zustand des Maverick Buyings zu erkennen und systematisch zu beheben. Ein gut durchdachtes MICE Management ermöglicht es Unternehmen, nicht nur die Kosten für Veranstaltungen zu optimieren, sondern auch die Qualität und Effizienz im Veranstaltungseinkauf zu steigern.
Kurzum: Kosteneffizienz für das Unternehmen und ein hochwertiges Event-Erlebnis für die Teilnehmenden.
Folgende acht MICE Management-Themen verfügen über das größte Optimierungspotenzial im strategischen Veranstaltungseinkauf von Unternehmen:
1. Compliance, Veranstaltungsrichtlinie und Nachhaltigkeit
Unternehmensrichtlinien gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie beispielsweise des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), im MICE-Einkauf. Zusätzlich fördern sie auch ökologische Verantwortung sowie Ressourcenschonung. Mit den darauf aufbauenden Veranstaltungsrichtlinien können proaktiv Risiken minimiert und Prozesse im Einkauf effizienter gestaltet werden.
2. Einkauf von MICE Leistungen
Der klassische MICE-Einkauf kann gemäß der individuellen Freigaberichtlinien durch digitale Buchungsplattformen optimiert, zentriert und standardisiert werden. Gleichzeitig gewährleistet die Abbildung von Rahmenvertragspartnern, dass die ausgehandelten Konditionen konsequent genutzt werden.
3. Steuerungselemente im MICE Einkauf
Im strategischen Einkauf stehen Unternehmen verschiedene Steuerungselemente zur Verfügung, um einzelne Prozessketten je nach Bedarf anpassen bzw. bearbeiten zu können. Mit digitalen Tools Qualitätssicherung können bspw. Rahmenvertragsraten verhandelt sowie verwaltet werden, um die Durchsetzung der eigenen Einkaufs- und Stornierungsbedingungen sowie individuelle Benutzerrollen mit verschiedenen Freigaberegeln festzulegen.
4. Auswertungen, Reports und Savings
Je nach individueller Zielsetzung profitieren Unternehmen in ihrer Einkaufssteuerung von dem Echtzeit-Zugriff auf die eigenen Einkaufsdaten sowie deren Analyse. Faktoren wie die Erzielung von Savings, die Vermeidung von CO2-Ausstoß, die Fokussierung auf bevorzugte Anbieter zur Qualitätssteigerung oder die für ein erfolgreiches MICE-Management benötigte Transparenz, sind für Unternehmen essenziell, um vorausschauend den MICE-Einkaufsprozess zu steuern.
5. Abrechnungslösung, Accounting und Payment Solutions
Der Aufbau einer Veranstaltungsrechnung ist so facettenreich wie der Hotelmarkt selbst. Auf Grund der unterschiedlichen Rechnungsformate kostet das Rechnungs-Clearing Zeit und bedingt in der Regel Rücksprache mit dem Rechnungssteller. Mit einem Plattformanbieter und der Option einer digitalen Abrechnung (z.B. AirPlus) kann der Bezahlprozess erheblich verbessert und optimiert werden.
6. Datensicherheit, DSGVO und Data Security
Betriebliche Veranstaltungen fallen unter das Betriebsgeheimnis. Das heißt: Fast alle event- und teilnehmerbezogenen Daten in diesem MICE-Bereich unterliegen den Sicherheitsregularien der Unternehmen. Die revisionssichere Verwahrung aller Daten, Zugriffe auf Echtzeit-Daten wie auch Sicherheitsstandards bei der Vertragserstellung, basieren auf den Vorgaben des Gesetzgebers für Datensicherheit und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
7. Systemintegration und Schnittstellen
Der MICE-Einkauf ist für Organisationen nur eine von vielen Warengruppen, wodurch die nahtlose Integration in die digitale Einkaufsumgebung des jeweiligen Unternehmens, beispielsweise durch einen Single-Sign-On (SSO), unerlässlich ist. Einfache Zugänge, definierte Schnittstellen und ein sicherer Datenaustausch über Standardprotokolle sorgen für eine schnelle Adaption des MICE-Einkaufsprozesses.
8. Teilnehmermanagement
Für die optimale Vermarktung und die Sicherstellung von Veranstaltungseinladungen bietet sich eine Teilnehmermanagement-Software an. Während des Registrierungsprozesses kann die Verbindung zu dieser Software mit dem Einkaufsprozess zur sofortigen Reduzierung der benötigten MICE-Dienstleistungen führen und somit unnötige Kosten vermeiden.
Strategisches MICE Management als Wettbewerbsvorteil
Strategie statt Maverick Buying — Durch die Optimierung ihrer MICE-Aktivitäten setzen Unternehmen auf eine strukturierte, transparente und sichere Einkaufsstrategie für Veranstaltungen, die langfristig Einsparungen ermöglicht.
Strategisches MICE Management eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig Veranstaltungen durchführen und dabei ihre Reiserichtlinien sinnvoll erweitern möchten. Denn die Teilnahme an einem Meeting, einem Incentive, einer Konferenz oder einer Messe ist oftmals auch mit einer Geschäftsreise verbunden. Als Ergänzung zum klassischen Travel Management schafft Strategisches MICE Management einen durchgängigen Prozess: vom Reiseantrag über die Buchung bis hin zur Auswertung. Das Ergebnis: mehr Kostenkontrolle, höhere Transparenz und eine deutliche Entlastung interner Ressourcen.
Weiterführende Themen
Ihr Experte für MICE Management
Daniel Ritter
MICE Experte | Senior Sales Manager
Vereinbaren Sie mit mir einen unverbindlichen Beratungstermin und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie unsere Lösung Ihren MICE Procure-to-Pay-Prozess vereinfachen und effizienter gestalten kann.