MICE Management – Strategie statt Chaos
Effizienter Veranstaltungseinkauf für Ihr Unternehmen
MICE Management – Strategie statt Chaos
Effizienter Veranstaltungseinkauf für Ihr Unternehmen
Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, wie häufig sie im Geschäftsalltag auf Maverick Buying im MICE Bereich zurückgreifen – unkoordinierte und intransparente Buchungen von Veranstaltungen und Events. Dieser Umstand führt nicht nur zu einem Verlust der Kontrolle über Ausgaben in verschiedenen Abteilungen, sondern erschwert auch die effiziente Nutzung von unternehmenseigenen Ressourcen. Im Gegensatz dazu bietet Strategisches MICE Management einen professionellen und umfassenden Ansatz, der Unternehmen nachhaltig dabei unterstützt, ihren Veranstaltungseinkauf besser zu koordinieren und dadurch zu optimieren.
Warum Strategisches MICE Management?
Mit Strategie zum Ziel: Mit der Implementierung strukturierter Einkaufsprozesse im MICE Bereich verbessert sich für Unternehmen die Koordination verschiedener Abteilungen und ermöglicht eine optimierte Ausrichtung auf die Unternehmensziele. Im Gegensatz zum intransparenten Maverick Buying ist MICE Management die Grundlage des strategischen Veranstaltungseinkaufs, die den gesamten Prozess zentralisiert und kontrolliert – von der Buchung bis hin zur Durchführung und letztendlich auch der digitalen Abrechnung.
Mehrwert durch Strategisches MICE Management
Kostenkontrolle und Budgettransparenz
Mehr Transparenz: Ein zentralisiertes MICE Management ermöglicht es, Ausgaben für Veranstaltungen standort- und abteilungsübergreifend zu bündeln und gezielt zu steuern. Durch die Abbildung von Rahmenverträgen, standardisierten Buchungsprozessen und digitalen Genehmigungsworkflows lassen sich nicht nur Einsparpotenziale realisieren, sondern auch Budgets deutlich transparenter überwachen. Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über laufende Kosten und vermeiden unnötige Mehrausgaben durch unkoordinierte Einzelbuchungen.
Einkaufsplattformen wie MICE Portal hierbei die Grundlage bieten, um ihren Veranstaltungseinkauf zu digitalisieren.
Effizienzsteigerung und Skaleneffekte
Optimierte Abläufe: Ein strategisch gesteuertes MICE Management reduziert organisatorischen Aufwand und beschleunigt Abläufe – von der Anbieterwahl, über die Buchung bis zur Abrechnung. Gleichzeitig sorgt es für eine konsistente Qualität bei Veranstaltungen, da Standards eingehalten und bewährte Dienstleister gezielt eingebunden werden. Mitarbeitende werden entlastet, Schnittstellen reduziert, und das Event-Erlebnis für Teilnehmende verbessert sich spürbar. Durch die klare Strukturierung von Prozessen steigt die Planbarkeit und reduziert sich der Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Abteilungen.
Prozesssicherheit und Compliance
Klare Vorgaben: Durch klar definierte Veranstaltungsrichtlinien und die Integration unternehmensspezifischer Compliance-Regeln wird ein verlässlicher und rechtssicherer Ablauf sichergestellt. MICE Management stellt sicher, dass alle Planungs- und Buchungsschritte im Einklang mit internen Regelwerken sowie externen Anforderungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) stehen. Das minimiert Risiken und erhöht die Verlässlichkeit gegenüber Stakeholdern, Partnern und Behörden. So entsteht eine belastbare Grundlage für verantwortungsvolles Veranstaltungsmanagement – nachvollziehbar, prüfbar und zukunftsfähig.
Drei strategische Schritte zum erfolgreichen MICE Management
SCHRITT 1
Potenzial erkennen
SCHRITT 2
Strategie entwickeln
SCHRITT 3
Optimierungen umsetzen
Der erste Schritt besteht darin, den Zustand des Maverick Buyings zu erkennen und systematisch zu beheben. Ein gut durchdachtes MICE-Management ermöglicht es Unternehmen, nicht nur die Kosten für Veranstaltungen zu optimieren, sondern auch die Qualität und Effizienz im Veranstaltungseinkauf zu steigern.
Kurzum: Kosteneffizienz für das Unternehmen und ein hochwertiges Event-Erlebnis für die Teilnehmenden.
Folgende acht MICE Management-Themen verfügen über das größte Optimierungspotenzial im strategischen Veranstaltungseinkauf von Unternehmen:
1. Compliance, Veranstaltungsrichtlinie und Nachhaltigkeit
Unternehmensrichtlinien gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie beispielsweise des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), im MICE-Einkauf. Zusätzlich fördern sie auch ökologische Verantwortung sowie Ressourcenschonung. Mit den darauf aufbauenden Veranstaltungsrichtlinien können proaktiv Risiken minimiert und Prozesse im Einkauf effizienter gestaltet werden.
2. Einkauf von MICE Leistungen
Der klassische MICE-Einkauf kann gemäß der individuellen Freigaberichtlinien durch digitale Buchungsplattformen optimiert, zentriert und standardisiert werden. Gleichzeitig gewährleistet die Abbildung von Rahmenvertragspartnern, dass die ausgehandelten Konditionen konsequent genutzt werden.
3. Steuerungselemente im MICE Einkauf
Im strategischen Einkauf stehen Unternehmen verschiedene Steuerungselemente zur Verfügung, um einzelne Prozessketten je nach Bedarf anpassen bzw. bearbeiten zu können. Mit digitalen Tools Qualitätssicherung können bspw. Rahmenvertragsraten verhandelt sowie verwaltet werden, um die Durchsetzung der eigenen Einkaufs- und Stornierungsbedingungen sowie individuelle Benutzerrollen mit verschiedenen Freigaberegeln festzulegen.
4. Auswertungen, Reports und Savings
Je nach individueller Zielsetzung profitieren Unternehmen in ihrer Einkaufssteuerung von dem Echtzeit-Zugriff auf die eigenen Einkaufsdaten sowie deren Analyse. Faktoren wie die Erzielung von Savings, die Vermeidung von CO2-Ausstoß, die Fokussierung auf bevorzugte Anbieter zur Qualitätssteigerung oder die für ein erfolgreiches MICE-Management benötigte Transparenz, sind für Unternehmen essenziell, um vorausschauend den MICE-Einkaufsprozess zu steuern.
5. Abrechnungslösung, Accounting und Payment Solutions
Der Aufbau einer Veranstaltungsrechnung ist so facettenreich wie der Hotelmarkt selbst. Auf Grund der unterschiedlichen Rechnungsformate kostet das Rechnungs-Clearing Zeit und bedingt in der Regel Rücksprache mit dem Rechnungssteller. Mit einem Plattformanbieter und der Option einer digitalen Abrechnung (z.B. AirPlus) kann der Bezahlprozess erheblich verbessert und optimiert werden.
6. Datensicherheit, DSGVO und Data Security
Betriebliche Veranstaltungen fallen unter das Betriebsgeheimnis. Das heißt: Fast alle event- und teilnehmerbezogenen Daten in diesem MICE-Bereich unterliegen den Sicherheitsregularien der Unternehmen. Die revisionssichere Verwahrung aller Daten, Zugriffe auf Echtzeit-Daten wie auch Sicherheitsstandards bei der Vertragserstellung, basieren auf den Vorgaben des Gesetzgebers für Datensicherheit und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
7. Systemintegration und Schnittstellen
Der MICE-Einkauf ist für Organisationen nur eine von vielen Warengruppen, wodurch die nahtlose Integration in die digitale Einkaufsumgebung des jeweiligen Unternehmens, beispielsweise durch einen Single-Sign-On (SSO), unerlässlich ist. Einfache Zugänge, definierte Schnittstellen und ein sicherer Datenaustausch über Standardprotokolle sorgen für eine schnelle Adaption des MICE-Einkaufsprozesses.
8. Teilnehmermanagement
Für die optimale Vermarktung und die Sicherstellung von Veranstaltungseinladungen bietet sich eine Teilnehmermanagement-Software an. Während des Registrierungsprozesses kann die Verbindung zu dieser Software mit dem Einkaufsprozess zur sofortigen Reduzierung der benötigten MICE-Dienstleistungen führen und somit unnötige Kosten vermeiden.
Strategisches MICE Management statt Maverick Buying
Strategie statt Chaos – Indem Unternehmen ihre MICE-Aktivitäten optimieren, setzen sie langfristig auf eine strukturierte, transparente und sichere Strategie im Veranstaltungseinkauf.
Indem Unternehmen auf Strategisches MICE Management statt auf Maverick Buying zurückgreifen, profitieren sie einerseits von besseren Ergebnissen in der Eventorganisation und andererseits von einer effizienten Kostenkontrolle sowie einer stärkeren Unternehmenspräsenz. Strategisches MICE Management ist die Grundlage für nachhaltigen Erfolg – sowohl in der Kundengewinnung als auch in der Mitarbeiterbindung.
Weiterführende Themen
Ihr Experte für MICE Management
Daniel Ritter
MICE Experte | Senior Sales Manager
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