Vom Strategischen Meeting Management zum ganzheitlichen MICE Management
Ihr Einstieg in den digitalen Veranstaltungseinkauf – effizient, sicher und transparent
Vom Strategischen Meeting Management zum ganzheitlichen MICE Management
Ihr Einstieg in den digitalen Veranstaltungseinkauf – effizient, sicher und transparent
Über mehr als zwei Jahrzehnte hat sich das Strategische Meetings Management (SMM) als unternehmensweiter, systematischer Ansatz bewährt, um Meetings und vergleichbare Veranstaltungen zu planen, zu steuern und zu optimieren.
Das SMM-Modell umfasst die Steuerung von Daten, Standards und Prozessen zu Ausgaben, Volumen, sowie Dienstleistern rund um Meetings und interne Events, um messbare Geschäftsergebnisse zu erreichen, die im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Strategisches Meeting Management ist für Meetings systematischer Ansatz zur besseren Prozesssteuerung, wie das Travel Management für Geschäftsreisen.
Evolution des Strategischen Meeting Managements
Strategisches MICE Management greift die bewährten Prinzipien des Strategischen Meeting Managements auf und nutzt die technologischen Möglichkeiten von heute, um sie entscheidend weiterzuentwickeln. Was vor zwanzig Jahren noch als zu komplex galt – etwa der strukturierte und zentrale Einkauf von vielfältigen Veranstaltungsformaten – ist heute längst technisch realisierbar. Digitale MICE Buchungsplattformen ermöglichen es, Meetings, Incentives, Conferences und Exhibitions (MICE) einheitlich zu steuern, zu analysieren und regelkonform abzuwickeln.
Das Strategische MICE Management verfolgt somit einen ganzheitlichen, prozessorientierten Ansatz, der Unternehmen mithilfe moderner Technologien dabei unterstützt, ihren gesamten Veranstaltungseinkauf effizienter, transparenter und nachhaltiger zu gestalten. Prozesse werden im Hinblick auf Sicherheit, Compliance und Governance koordiniert, optimiert und laufend weiterentwickelt.
Warum Strategisches MICE Management?
MICE weiterdenken: Strategisches MICE Management erweitert den Fokus von „Meetings“ im SMM-Modell auf alle MICE-Leistungen. Dadurch wird im Gegensatz zum Strategischen Meetings Management die gesamte MICE-Wertschöpfungskette abgedeckt und zu einem wesentlichen Bestandteil des Travel Managements von Unternehmen.
Unternehmen erzielen größere Vorteile im Veranstaltungsmanagement, wenn sie sämtliche Veranstaltungsformate zentral bündeln: Neben organisatorischen Synergien entstehen durch einheitliches Sourcing und standardisierte Prozesse deutliche Skaleneffekte, insbesondere im Einkauf. Somit profitieren Unternehmen sofort vom erweiterten Anwendungsbereichs des klassischen SMM-Modells, da es auf alle Veranstaltungstypen als Optimierungswerkzeug angewendet werden kann.
Die Bündelung aller Veranstaltungstypen sorgt für mehr Transparenz im gesamten Einkaufsprozess und schafft die Grundlage für umfassende Analysen sowie Auswertungen für das gesamte Veranstaltungsmanagement eines Unternehmens. Das stärkt auch die Position von Travel- wie auch Eventmanagern, die auf dieser Basis fundiertere Verhandlungsstrategien entwickeln und somit bessere Konditionen erzielen können.
Strategie statt Chaos
Unkoordinierter und ungesteuerter Veranstaltungseinkauf, das sogenannte Maverick Buying, wird mit dem ganzheitlichen Ansatz des Strategischen MICE Managements proaktiv umgangen. Unternehmen können mit Strategischem MICE Management den gesamten Prozess des Veranstaltungseinkaufs zentralisiert und kontrolliert mit smarten Tools steuern – von der Buchung bis hin zur Durchführung und letztendlich auch der digitalen Abrechnung.
Mehrwert durch Strategisches MICE Management
Kostenkontrolle und Budgettransparenz
Mehr Transparenz: Ein zentralisiertes MICE Management ermöglicht es, Ausgaben für Veranstaltungen standort- und abteilungsübergreifend zu bündeln und gezielt zu steuern. Durch die Abbildung von Rahmenverträgen, standardisierten Buchungsprozessen und digitalen Genehmigungsworkflows lassen sich nicht nur Einsparpotenziale realisieren, sondern auch Budgets deutlich transparenter überwachen. Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über laufende Kosten und vermeiden unnötige Mehrausgaben durch unkoordinierte Einzelbuchungen.
Einkaufsplattformen wie MICE Portal hierbei die Grundlage bieten, um ihren Veranstaltungseinkauf zu digitalisieren.
Effizienzsteigerung und Skaleneffekte
Optimierte Abläufe: Ein strategisch gesteuertes MICE Management reduziert organisatorischen Aufwand und beschleunigt Abläufe – von der Anbieterwahl, über die Buchung bis zur Abrechnung. Gleichzeitig sorgt es für eine konsistente Qualität bei Veranstaltungen, da Standards eingehalten und bewährte Dienstleister gezielt eingebunden werden. Mitarbeitende werden entlastet, Schnittstellen reduziert, und das Event-Erlebnis für Teilnehmende verbessert sich spürbar. Durch die klare Strukturierung von Prozessen steigt die Planbarkeit und reduziert sich der Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Abteilungen.
Prozesssicherheit und Compliance
Klare Vorgaben: Durch klar definierte Veranstaltungsrichtlinien und die Integration unternehmensspezifischer Compliance-Regeln wird ein verlässlicher und rechtssicherer Ablauf sichergestellt. MICE Management stellt sicher, dass alle Planungs- und Buchungsschritte im Einklang mit internen Regelwerken sowie externen Anforderungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) stehen. Das minimiert Risiken und erhöht die Verlässlichkeit gegenüber Stakeholdern, Partnern und Behörden. So entsteht eine belastbare Grundlage für verantwortungsvolles Veranstaltungsmanagement – nachvollziehbar, prüfbar und zukunftsfähig.
Drei strategische Schritte zum erfolgreichen MICE Management
SCHRITT 1
Potenzial erkennen
SCHRITT 2
Strategie entwickeln
SCHRITT 3
Optimierungen umsetzen
Der erste Schritt besteht darin, den Zustand des Maverick Buyings zu erkennen und systematisch zu beheben. Ein gut durchdachtes MICE Management ermöglicht es Unternehmen, nicht nur die Kosten für Veranstaltungen zu optimieren, sondern auch die Qualität und Effizienz im Veranstaltungseinkauf zu steigern.
Kurzum: Kosteneffizienz für das Unternehmen und ein hochwertiges Event-Erlebnis für die Teilnehmenden.
Folgende acht MICE Management-Themen verfügen über das größte Optimierungspotenzial im strategischen Veranstaltungseinkauf von Unternehmen:
1. Compliance, Veranstaltungsrichtlinie und Nachhaltigkeit
Unternehmensrichtlinien gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie beispielsweise des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), im MICE-Einkauf. Zusätzlich fördern sie auch ökologische Verantwortung sowie Ressourcenschonung. Mit den darauf aufbauenden Veranstaltungsrichtlinien können proaktiv Risiken minimiert und Prozesse im Einkauf effizienter gestaltet werden.
2. Einkauf von MICE Leistungen
Der klassische MICE-Einkauf kann gemäß der individuellen Freigaberichtlinien durch digitale Buchungsplattformen optimiert, zentriert und standardisiert werden. Gleichzeitig gewährleistet die Abbildung von Rahmenvertragspartnern, dass die ausgehandelten Konditionen konsequent genutzt werden.
3. Steuerungselemente im MICE Einkauf
Im strategischen Einkauf stehen Unternehmen verschiedene Steuerungselemente zur Verfügung, um einzelne Prozessketten je nach Bedarf anpassen bzw. bearbeiten zu können. Mit digitalen Tools Qualitätssicherung können bspw. Rahmenvertragsraten verhandelt sowie verwaltet werden, um die Durchsetzung der eigenen Einkaufs- und Stornierungsbedingungen sowie individuelle Benutzerrollen mit verschiedenen Freigaberegeln festzulegen.
4. Auswertungen, Reports und Savings
Je nach individueller Zielsetzung profitieren Unternehmen in ihrer Einkaufssteuerung von dem Echtzeit-Zugriff auf die eigenen Einkaufsdaten sowie deren Analyse. Faktoren wie die Erzielung von Savings, die Vermeidung von CO2-Ausstoß, die Fokussierung auf bevorzugte Anbieter zur Qualitätssteigerung oder die für ein erfolgreiches MICE-Management benötigte Transparenz, sind für Unternehmen essenziell, um vorausschauend den MICE-Einkaufsprozess zu steuern.
5. Abrechnungslösung, Accounting und Payment Solutions
Der Aufbau einer Veranstaltungsrechnung ist so facettenreich wie der Hotelmarkt selbst. Auf Grund der unterschiedlichen Rechnungsformate kostet das Rechnungs-Clearing Zeit und bedingt in der Regel Rücksprache mit dem Rechnungssteller. Mit einem Plattformanbieter und der Option einer digitalen Abrechnung (z.B. AirPlus) kann der Bezahlprozess erheblich verbessert und optimiert werden.
6. Datensicherheit, DSGVO und Data Security
Betriebliche Veranstaltungen fallen unter das Betriebsgeheimnis. Das heißt: Fast alle event- und teilnehmerbezogenen Daten in diesem MICE-Bereich unterliegen den Sicherheitsregularien der Unternehmen. Die revisionssichere Verwahrung aller Daten, Zugriffe auf Echtzeit-Daten wie auch Sicherheitsstandards bei der Vertragserstellung, basieren auf den Vorgaben des Gesetzgebers für Datensicherheit und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
7. Systemintegration und Schnittstellen
Der MICE-Einkauf ist für Organisationen nur eine von vielen Warengruppen, wodurch die nahtlose Integration in die digitale Einkaufsumgebung des jeweiligen Unternehmens, beispielsweise durch einen Single-Sign-On (SSO), unerlässlich ist. Einfache Zugänge, definierte Schnittstellen und ein sicherer Datenaustausch über Standardprotokolle sorgen für eine schnelle Adaption des MICE-Einkaufsprozesses.
8. Teilnehmermanagement
Für die optimale Vermarktung und die Sicherstellung von Veranstaltungseinladungen bietet sich eine Teilnehmermanagement-Software an. Während des Registrierungsprozesses kann die Verbindung zu dieser Software mit dem Einkaufsprozess zur sofortigen Reduzierung der benötigten MICE-Dienstleistungen führen und somit unnötige Kosten vermeiden.
Strategisches MICE Management als Wettbewerbsvorteil
Strategie statt Maverick Buying — Durch die Optimierung ihrer MICE-Aktivitäten setzen Unternehmen auf eine strukturierte, transparente und sichere Einkaufsstrategie für Veranstaltungen, die langfristig Einsparungen ermöglicht.
Strategisches MICE Management eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig Veranstaltungen durchführen und dabei ihre Reiserichtlinien sinnvoll erweitern möchten. Denn die Teilnahme an einem Meeting, einem Incentive, einer Konferenz oder einer Messe ist oftmals auch mit einer Geschäftsreise verbunden. Als Ergänzung zum klassischen Travel Management schafft Strategisches MICE Management einen durchgängigen Prozess: vom Reiseantrag über die Buchung bis hin zur Auswertung. Das Ergebnis: mehr Kostenkontrolle, höhere Transparenz und eine deutliche Entlastung interner Ressourcen.
Weiterführende Themen
Ihr Experte für MICE Management
Daniel Ritter
MICE Experte | Senior Sales Manager
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