Mit der MICE Portal-Teamfunktion können Sie mit Ihren Kollegen gemeinsam an Veranstaltungsprojekten arbeiten. Wenn Sie Admin Ihres Teams sind, können Sie Ihre Kollegen ganz einfach mit einem Klick einladen.

Sind Sie kein Admin, möchten aber dennoch gerne mit einem Teammitglied zusammenarbeiten, können Sie uns auch jederzeit per Chat kontaktieren. Wir kümmern uns darum!

Unternehmen können im MICE Portal ihre Rahmenvertragspartner sowie Preferred Partner auf der Buchungsplattform hinterlegen. Diese werden in der Hoteldatenbank durch ein Icon visuell hervorgehoben und ihre Raten im System hinterlegt. So können Sie sicher sein, dass ihre verhandelten Preise eingehalten werden!

Die MICE Portal-Einkaufslösung lässt sich nahtlos in bestehende Einkaufssysteme wie SAP, Coupa oder Oracle integrieren.

Über standardisierte Schnittstellen können Buchungs- und Rechnungsdaten automatisch übermittelt, Freigabeprozesse eingebunden und relevante Informationen wie Kostenstellen oder Projektcodes direkt übernommen werden. So wird der gesamte Beschaffungsprozess für Veranstaltungsleistungen effizient, sicher und regelkonform digital abgebildet – von der Anfrage bis zur Abrechnung.

Über MICE Portal können MICE-Leistungen auch unter Einbindung Ihrer eigenen AGB eingekauft werden. Diese lassen sich im System hinterlegen und z. B. bei Anfragen oder Buchungen automatisch an Anbieter übermitteln. Wichtig ist dabei, dass die AGB vom Anbieter ausdrücklich akzeptiert werden – etwa im Rahmen einer Angebotsannahme oder über bestehende Rahmenverträge. Bei Preferred Partnern können solche Vereinbarungen dauerhaft hinterlegt werden. Um mögliche Konflikte mit Anbieter-AGB zu vermeiden, empfiehlt sich eine klare Abstimmung im Vorfeld sowie die rechtssichere Dokumentation über das Portal.

Mit MICE Portal erhalten Sie transparente Reports und Auswertungen über alle veranstaltungsbezogenen Einkäufe – strukturiert nach Kostenstellen, Veranstaltungsarten, Standorten, Lieferanten oder Budgets. So erkennen Sie Einsparpotenziale, bündeln Einkaufsvolumen gezielt und behalten Ihre Richtlinien im Blick.

Darüber hinaus lassen sich die Daten in Ihre bestehenden Systeme exportieren oder per Schnittstelle integrieren, etwa für die Weiterverarbeitung in SAP, Coupa oder BI-Tools. Das Portal ermöglicht Ihnen so eine datenbasierte, zentrale Steuerung des gesamten MICE-Einkaufsprozesses.

Über das MICE Portal kann der CO₂-Ausstoß von Veranstaltungen automatisch berechnet werden – basierend auf Faktoren wie Anreise, Übernachtung, Verpflegung oder Technik. Die Emissionen werden direkt im System ausgewiesen und lassen sich im Reporting-Modul nach Zeitraum, Eventtyp oder Kostenstelle auswerten. So erhalten Sie eine transparente CO₂-Bilanz Ihrer Veranstaltungen und können die Daten z. B. für ESG-Reporting oder Kompensationsmaßnahmen nutzen.

Die digitale Buchungsplattform von MICE Portal wird in Deutschland gehostet – auf zertifizierten, DSGVO-konformen Servern. Das Hosting erfolgt bei einem deutschen Rechenzentrumsanbieter, der höchste Sicherheitsstandards erfüllt (z. B. ISO 27001).

Damit ist sichergestellt, dass alle Daten Ihrer Veranstaltungsbuchungen und Nutzer gemäß den Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance verarbeitet werden – vollständig innerhalb der EU und ohne Übertragung in Drittländer.