Digitale Abrechnung von MICE-Leistungen
Innovativer Einkaufsprozess für Unternehmen
Digitale Abrechnung von MICE-Leistungen
Innovativer Einkaufsprozess für Unternehmen
Manuelle Prozesse in der Abrechnung im MICE-Bereich sind immer noch weit verbreitet, aber kosten Unternehmen unnötig Zeit und sind in vielfacher Hinsicht fehleranfällig. Über 75 % der Rechnungen im MICE-Bereich entsprechen beispielsweise nicht den gesetzlichen Anforderungen für die steuerliche Abrechnung in Deutschland. Von der Veranstaltungssuche bis zur digitalen Abrechnung mit anschließendem Reporting – der Einkaufsprozess im MICE-Bereich profitiert von digital optimierten und aufeinander aufbauenden Prozessketten.
MICE-Einkauf über eine digitale Buchungsplattform (mit hervorgehobenem Abrechnungsprozess):
Steuerung im MICE-Einkauf
MICE kann mehr als nur reine Buchungsabwicklung leisten. Der Einkauf von MICE-Leistungen wird nicht nur digitalisiert und optimiert, sondern auch die dazugehörigen Prozessketten. Über verschiedene Steuerungselemente lassen sich im MICE‑Einkauf gezielt Effizienz steigern und Einsparpotenziale ausschöpfen. Somit wird die Buchung von MICE‑Leistungen über eine Plattform durch eine einheitliche Strukturierung und Abfolge von Prozessen zu einem Produktivitätshebel für Unternehmen. Für Einkauf, Fachabteilungen, Buchhaltung und Controlling entstehen einheitliche Standards, die gleichzeitig das Qualitätsmanagement verbessern, Prozesse effizienter gestalten und Freigaben transparenter machen.
Suchen, finden, buchen und digital abrechnen – alles bei MICE Portal
Jede Herausforderung im MICE-Einkauf sehen wir als Chance für Innovation und Weiterentwicklung. Abrechnungen sind so individuell wie Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltungen, besitzen aber noch viel unausgeschöpftes Optimierungspotenzial. Überzeugen Sie sich selbst davon, welche Vorzüge eine digitale Abrechnung hat.
Procure-to-Pay (P2P): Effizienz im Einkaufsprozess steigern
Der Prozess bezeichnet die gezielte Integration von Einkaufs- und Kreditorenbuchhaltungssystemen zur Verbesserung der Effizienz.
Ein strukturierter Procure-to-Pay-Prozess (P2P-Prozess) verbindet alle Schritte von der Veranstaltungsanfrage über die Buchung und Durchführung bis hin zur Abrechnung und Zahlung in einem durchgängigen, digitalen Workflow. Für die MICE-Beschaffung von Unternehmen bedeutet das: mehr Transparenz, verlässliche Dokumentation und ein besseres Qualitätsmanagement im digitalen Veranstaltungseinkauf.
Ein gut integrierter P2P-Prozess im Veranstaltungsbereich bietet für Unternehmen:
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Klar definierte Buchungs- und Freigabeworkflows: Diese lassen sich auf Buchungsplattformen automatisieren und mit Budgetvorgaben effizient verknüpfen.
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Standardisierte Bestellnummern: Mit dieser Kennzeichnung können alle Rechnungen einer Bestellung, der dazugehörigen Abteilung oder Kostenstelle zugeordnet werden.
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Digitale Rechnungsprüfung: Die tatsächlich benötigten MICE-Leistungen werden mit der ursprünglichen Buchung automatisch abgeglichen (z. B. Zahl der gebuchten Zimmer, vereinbarte Tagungspauschalen, Zusatzleistungen).
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Zentrale Verarbeitung und Archivierung: Digitale Ablage für alle Belege, sodass sie vorliegen, auffindbar und auswertbar sind (auch im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen).
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Nahtlose Übergabe an ERP- und Finanzsysteme: Mit der Buchung werden Zahlungen automatisiert ausgelöst und können korrekt verbucht werden.
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Automatische Erkennung von Abweichungen: Vergleicht die eingegebenen Daten und erkennt somit zu hohe Stornosätze, fehlende Positionen oder falsche Steuersätze.
Ein strukturierter P2P-Prozess stellt sicher, dass die von Unternehmen angegebenen Veranstaltungsbudgets eingeplant sind, aber auch gezielt gesteuert und überwacht werden können – von der Angebotsabgabe bis zur erfolgten Zahlungsabwicklung.
bis zu %
Kosteneinsparung
bis zu %
Zeitersparnis
Pay smart, be smart: Rechnungen und digitale Zahlungsabwicklung
Der Aufbau einer Veranstaltungsrechnung ist so facettenreich wie der Hotelmarkt selbst. Auf Grund der unterschiedlichen Rechnungsformate kostet das Rechnungs-Clearing viel Zeit und erfordert in der Regel Rücksprachen mit den Rechnungsstellern. Mit einem digitalen Plattformanbieter und der Option einer digitalen Abrechnung kann der Bezahlprozess erheblich verbessert und optimiert werden. Mit einer digitalen Zahlungsabwicklung können bis zu 30% Kosten und bis zu 75% der investierten Zeit eingespart werden.
Herausforderungen durch manuelle Abrechnung im MICE-Einkaufsprozess:
Bedienung vieler Kreditoren und komplexe Verbuchung
Mehrfache interne Korrekturschleifen
Verschiedene Rechnungsformate und steuerliche Vorgaben
Verzögerte Rechnungsbegleichung
Nahtlose Integration für effiziente Prozesse
Schnittstellen zur Buchungsplattform sind essenziell, weil sie eine nahtlose Integration in bestehende ERP- oder SRP- Systeme (z.B. SAP, Coupa u.a.) ermöglichen. Sie automatisieren den Datenaustausch – etwa bei Buchungen, Freigaben oder Rechnungen – und sorgen so für effiziente, fehlerfreie Prozesse. Ob Zahlungsabwicklung in der Buchhaltung oder Auswertung durch den Steuerberater – alle Beteiligten profitieren von strukturierten und korrekten Daten. So werden manuelle Aufgaben reduziert, die Transparenz erhöht und der gesamte Veranstaltungs-Einkauf zentral, digital und abteilungsübergreifend gesteuert.
Eine digitale Abrechnung verbessert:
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Agilität der Abteilungen und Teams
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Transparenz und Sicherheit der Abrechnung durch klar definierte Prozessketten
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Effizienz bei der Be- und Verarbeitung der Abrechnung für zuverlässige Angaben und vergleichsweise schnellere Zahlungsabwicklung mit Hotels oder Locations durch passendes Rechnungsformat
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Rechnungsclearing für die Buchhaltung und Steuerberatung
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Kostenkontrolle über das Veranstaltungsbudget durch übersichtliches Kontenmanagement
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Benutzerfreundlichkeit, da die Angaben im gesamten Veranstaltungseinkauf für eine komplette Wertschöpfungskette genutzt werden
Von der Anfrage bis zur Abrechnung – Digitale Wertschöpfungsketten
Der Aufbau durchgängiger Prozessketten über Schnittstellen und Partnerschaften ist deshalb so sinnvoll, weil er die gesamte Wertschöpfungskette im Veranstaltungsmanagement digital verbindet – von der Anfrage über die Buchung bis hin zur Abrechnung und steuerlichen Betrachtung.
Durch standardisierte Schnittstellen und klar definierte Sachkonten fließen alle relevanten Daten, wie Buchungsdetails, Freigaben und Zahlungsinformationen oder Kostenstellen, automatisiert in die jeweiligen Systeme. So lassen sich Prozesse über Abteilungen hinweg effizient verknüpfen. Einkauf, Buchhaltung, Controlling und sogar externe Partner wie Steuerberater arbeiten mit denselben, strukturierten Veranstaltungsinformationen.
Das Ergebnis: Manuelle Übertragungsfehler werden vermieden, Rückfragen reduziert und steuerlich relevante Informationen (z. B. Umsatzsteueraufteilung, Projektzuordnung, Reisekosten) direkt richtig ausgewiesen und verarbeitet. So entsteht für Unternehmen mit nur wenigen Klicks eine saubere, transparente Datenbasis, die nicht nur rechtssicher ist, sondern auch Ressourcen spart und fundierte Entscheidungen für die Budgetplanung, die Lieferantenbewertung oder das ESG-Reporting ermöglicht.
Eine smartere Abrechnung ist möglich!
Manuell und umständlich war gestern: Entdecken Sie unsere innovative Abrechnung von MICE-Leistungen für Ihren Einkaufsprozess. Smarte Abrechnung durch passende Schnittstellen und optimierte Rechnungsaufbereitung.
Kommen Sie schneller zum Abschluss
Ob Zahlungsabwicklung oder Abrechnung – mit der Digitalisierung der Prozesse über eine Plattform wird Einsparpotenzial verfügbar. Lassen Sie sich von unseren Experten zu Ihren Einsparungsmöglichkeiten in Ihrem MICE-Einkaufs beraten.
Ansprechpartner für digitale Abrechnung:
Daniel Ritter
MICE Experte | Senior Sales Manager