Schluss mit Maverick Buying – wie DATEV den MICE-Einkauf smart macht

DATEV eG hat den Veranstaltungseinkauf schrittweise vom einem manuellen Prozess zu einem vollständig integrierten, transparenten und compliancekonformen MICE-Einkauf transformiert.

Die Herausforderung: Maverick Buying ohne Transparenz und Steuerung  

Vor der Einführung des MICE-Portals wurde der Veranstaltungseinkauf bei DATEV dezentral und weitgehend unkoordiniert über einzelne Fachbereiche und Sekretariate abgewickelt. Zwar standen zentral verhandelte Konditionen im Intranet zur Verfügung, jedoch war weder nachvollziehbar, ob noch in welchem Umfang diese tatsächlich genutzt wurden. Veranstaltungen entstanden unternehmensweit, ohne dass Einkauf, Steuerabteilung oder Rechnungswesen einen konsolidierten Überblick besaßen. Rückschlüsse auf das tatsächliche Gesamtvolumen waren lediglich mit erheblichem Aufwand über Sachkonten und Kreditorenrechnungen möglich. Dieser fehlende Überblick war dabei mehr als ein organisatorisches Problem. Es fehlte ein ganzheitlicher Einblick darüber, welche Fachbereiche wie viele Veranstaltungen in welchen Hotels und zu welchen Konditionen buchen. Insbesondere die Identifikation von Top-Hotels und volumenstarken Lieferanten war nicht möglich, wodurch eine gezielte Lieferantensteuerung erheblich eingeschränkt wurde. Eng damit verbunden war das Problem des sogenannten „Maverick Buying". Veranstaltungsbuchungen erfolgten häufig direkt durch Sekretariate und Fachbereiche bei den Hotels – oftmals ohne Nutzung zentral verhandelter Konditionen und ohne Anlage einer SAP-Bestellung. Dadurch fehlten sowohl vertragliche Standards als auch eine belastbare, prüffähige Datengrundlage.

Die mangelnde Transparenz beschränkte sich jedoch nicht allein auf den Einkaufsprozess selbst. Auch aus steuerlicher Sicht bestand erheblicher Handlungsbedarf. Für die ordnungsgemäße Versteuerung von Veranstaltungen und Incentives fehlte die notwendige Nachvollziehbarkeit. Im Rahmen von Betriebsprüfungen war die Nachweisführung über durchgeführte Veranstaltungen und deren korrekte steuerliche Behandlung nur eingeschränkt möglich, da relevante Informationen fragmentiert vorlagen. Hinzu kam, dass auch die operative Verwaltung von Hotelkontingenten über ein externes Reisebüro abgewickelt wurde, welches diese in Excel-Listen pflegte und die Kommunikation mit den Hotels übernahm. Dieser Prozess war kostenintensiv, wenig transparent und bot keine Echtzeit-Sicht auf Auslastung, verfügbare Zimmer oder Stornofristen.

Die Lösung: Stufenweise Integration vom Ratefinder bis zur OBE-Anbindung 

Gemeinsam mit MICE Portal entwickelte DATEV eine Lösung, die sich nicht in einem einzelnen Implementierungsschritt realisierte, sondern über mehrere Jahre hinweg in aufeinander aufbauenden Ausbaustufen entstand. Diese schrittweise Integration erwies sich als entscheidend für den nachhaltigen Erfolg sowie die hohe Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

Die anschließende Verwaltung erfolgt über die unternehmensintern verfügbare Online Booking Engine (OBE), die den Teilnehmenden eine eigenständige Zimmerbuchung ermöglicht. Die Abrechnung wird über den etablierten OBE-Prozess mit den Partnern onesto, CRC und AirPlus abgewickelt. Dadurch erfolgt die Verwaltung und Aussteuerung der Kontingente in Echtzeit.

Die Umsetzung: Betroffene zu Beteiligten machen

Der Erfolg der Einführung bei DATEV beruht maßgeblich auf einem konsequent umgesetzten Change-Management-Ansatz. Dieser setzte bewusst nicht auf die Einführung neuer Richtlinien, sondern auf die frühzeitige und aktive Einbindung der späteren Nutzenden. Ziel war es, Betroffene zu Beteiligten zu machen und damit Akzeptanz von Beginn an sicherzustellen.

Den Auftakt bildete ein klares Mandat aus dem Vorstand, das gemeinsam vom Einkauf und der Finance-Abteilung getragen wurde. Diese bereichsübergreifende Verankerung unterstrich die strategische Relevanz des Vorhabens und schuf frühzeitig die notwendige Legitimation.

Bereits in der Auswahlphase wurde ein Anwenderausschuss eingerichtet, in dem die Hauptbuchenden aus den dezentralen Beschaffungsstellen vertreten waren. Dieses Gremium übernahm eine zentrale Rolle: Die Mitglieder bewerteten eigenständig die in Frage kommenden Online-Portale hinsichtlich Funktionalität, Praxistauglichkeit und Nutzerfreundlichkeit. Die Ergebnisse flossen direkt in die finale Auswahlentscheidung ein. Dadurch wurde die spätere Akzeptanz im Unternehmen nicht nur berücksichtigt, sondern aktiv mitgestaltet.

Im Anschluss begleitete der Anwenderausschuss eine umfangreiche Pilotphase. In dieser Phase wurde das Portal intensiv getestet, iterativ optimiert und gezielt auf die spezifischen Anforderungen von DATEV angepasst. Eine besondere Herausforderung stellte die technische Integration aufgrund hoher IT-Sicherheitsanforderungen dar. Erst nach erfolgreich realisierter SAP-Anbindung sowie einer mehrwöchigen Stabilitäts- und Testphase konnte der nächste Schritt erfolgen.

Der unternehmensweite Rollout erfolgte schließlich über das Intranet. Begleitend wurden gezielte Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen für die dezentralen Beschaffungsstellen und Sekretariate durchgeführt. Dabei wurde bewusst auf bestehende interne Regelwerke – insbesondere Kompetenzrichtlinien – Bezug genommen. So konnte die neue Lösung in die vorhandene Governance integriert werden, ohne zusätzliche Richtlinien einzuführen.

Diese Vorgehensweise erwies sich als wesentlicher Erfolgsfaktor: Die Kombination aus frühzeitiger Einbindung, transparenter Kommunikation und praxisnaher Einführung führte zu einer hohen Akzeptanz und nachhaltigen Nutzung der Lösung im gesamten Unternehmen.

"Mit MICE Portal haben wir uns Schritt für Schritt vom dezentralen, kaum nachvollziehbaren Veranstaltungseinkauf zu einer vollintegrierten Lösung entwickelt. Vom Ratefinder über die Hoteldatenbank bis zur heutigen Buchungsplattform inklusive SAP-Anbindung und OBE haben wir gemeinsam einen Prozess geschaffen, der Transparenz, Compliance und Effizienz miteinander verbindet."

Jasmin Feldmeier
Procurement Services / Travelmanagement | DATEV eG

Die Ergebnisse: Vollintegrierter MICE-Einkauf mit messbarer Wirkung

Die schrittweise Einführung des MICE Portals hat den Veranstaltungseinkauf der DATEV grundlegend transformiert. Die Ergebnisse sind in mehreren Dimensionen sichtbar und belegen den nachhaltigen Mehrwert der Partnerschaft.

Für die DATEV bedeutet die Einführung von MICE Portal damit weit mehr als die Digitalisierung einzelner Buchungsschritte. Sie steht für einen grundlegenden Wandel: vom dezentralen, intransparenten Veranstaltungseinkauf zu einem vollintegrierten, compliancekonformen und kontinuierlich weiterentwickelten Strategischen MICE Management.

"Eine wesentliche Lehre aus unserem Projekt: Wir haben die Betroffenen zu Beteiligten gemacht. Indem wir die Hauptbuchenden aus den dezentralen Beschaffungsstellen früh in Auswahl und Pilotphase eingebunden haben, ist es uns gelungen, das Portal ohne neue Richtlinie unternehmensweit zu etablieren."

Jasmin Feldmeier
Procurement Services / Travelmanagement | DATEV eG

Über die DATEV eG

DATEV eG mit Sitz in Nürnberg ist eines der führenden Software- und IT-Dienstleistungsunternehmen Deutschlands und zählt zu den größten Genossenschaften in Europa. Seit ihrer Gründung im Jahr 1966 entwickelt die DATEV Software- und IT-Lösungen für Steuerberatende, Wirtschaftsprüfende, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten. Das Portfolio umfasst Lösungen für Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern, Unternehmensplanung und betriebswirtschaftliche Beratung. Datensicherheit, Datenschutz und Compliance stehen dabei im Mittelpunkt des gesamten Leistungsspektrums.

Mit 9.051 Beschäftigten, 40.293 Mitgliedern und rund 750.000 Kundinnen und Kunden erzielte die DATEV im Geschäftsjahr 2024 einen Umsatz von 1,514 Milliarden Euro. Neben dem Hauptsitz in Nürnberg ist die Genossenschaft mit 22 Niederlassungen in ganz Deutschland präsent.

Aufgrund der Größe der Organisation und der Vielzahl interner Veranstaltungen sowie Seminare für Mitglieder und Mandanten entsteht im Unternehmen ein erhebliches MICE-Volumen. Vom internen Mitarbeiterevent über Fach- und Produktschulungen bis hin zu Großveranstaltungen für die Mitgliedschaft werden DATEV-weit kontinuierlich Veranstaltungen geplant und durchgeführt. Ein effizienter, transparenter und compliancekonformer Veranstaltungseinkauf ist damit ein zentraler Hebel für die wirtschaftliche und steuerliche Steuerung des Unternehmens.