MEC 2026: Warum die zwei besten Tage des MICE-Jahres am Starnberger See stattfanden

Es gibt Ideen, die in Vorstandsetagen entstehen, und es gibt Ideen, die entstehen, während die eigenen vier Kinder sich im Kindergarten austoben und man nebenbei anfängt, etwas aufzubauen. MICE Portal gehört zur zweiten Sorte. Was als Agentur begann, hat sich über die Jahre zu einem SaaS-Unternehmen entwickelt, zu einer Plattform, auf der heute Großkunden Veranstaltungen im sechs- bis siebenstelligen Bereich einkaufen. Der MEC, der MICE Executive Circle, ist seit über zehn Jahren der Ort, an dem sich diese Geschichte jedes Jahr um ein neues Kapitel erweitert. Vergangene Woche war es wieder so weit, und selten war der Abstand zwischen dem, was war, und dem, was kommt, so deutlich zu spüren.

Ein Ort, der Organisation in den Hintergrund rückt

Von Mittwochabend bis Freitagmittag traf sich die Branche in Chateauform Seminarhaus am Starnberger See in Feldafing, dem ersten Haus dieser Art in Süddeutschland. Das Konzept dahinter passt bemerkenswert gut zum MEC. Ein festes Gastgeberpaar kümmert sich persönlich um jedes Detail, Verpflegung und Getränke sind im Pauschalpreis enthalten, und an der Bar bedient man sich selbst, wann immer man mag. Keine Kellnerrituale, keine Rechnung am Ende des Abends, sondern ein Rahmen, der Organisation bewusst in den Hintergrund rückt, damit Begegnung in den Vordergrund treten kann. Chateauform beschreibt die Aufgabe seiner Häuser genauso, in einer zunehmend beschleunigten, digitalen Welt wieder Verbindung zu schaffen. Ein Gedanke, der am Ende des ersten Tages eine überraschend präzise Entsprechung finden sollte.

Der Mittwochabend gehörte den ersten Gästen und dem, was sich schlecht planen lässt. Ein Aperitif, die ersten Wiedersehen zwischen Menschen, die sich teils seit Jahren beim MEC begegnen, und jene beiläufigen Gespräche, aus denen über die Jahre die eigentliche Substanz dieses Formats gewachsen ist. Ein ruhiger Auftakt, ganz ohne Programm, und doch der Moment, in dem der MEC eigentlich schon begonnen hatte.

Ein Blick zurück, ein Blick auf die nächste Generation 

Am Donnerstagmorgen eröffnete Josephine Gräfin von Brühl den Programmtag mit einem Blick zurück, weiter zurück, als man bei einer Plattform dieser Größe vermuten würde. Sie erzählte, wie die Idee zu MICE Portal entstand, nämlich aus einer Agentur heraus, die sich über die Jahre zum SaaS-Unternehmen entwickelte. Digitaler Veranstaltungseinkauf war damals kaum mehr als eine Ahnung.

Die Herausforderung, an der sich die Plattform bis heute misst, war schon damals dieselbe. MICE ist ein bewegliches Ziel, Zusagen kippen, Teilnehmerzahlen schwanken, Warenkörbe liegen im Schnitt zwischen sechs- und achttausend Euro, einzelne Veranstaltungen erreichen sechsstellige Summen. Eine Software, die das beherrschen will, muss zugleich für Menschen bedienbar bleiben, die ein oder zwei Events im Jahr planen und weder Zeit noch Ambition haben, zu Profis zu werden. Genau in diesem Spannungsfeld ist MICE Portal groß geworden, mit Vorlagen, geführten Prozessen und den Regeln der jeweiligen Firma fest im System, ergänzt um viel persönliche Nähe über Onboardings, Q&A-Sessions, Webinare und eine umfangreiche Wissensdatenbank.

Zum Abschluss ihrer Begrüßung richtete Josephine den Blick nach vorn, auf die Menschen, die MICE Portal bisher und auch in den kommenden Jahren tragen werden. Frederik Fix hat die erste Software des Unternehmens gebaut und sie über Jahre hinweg weiterentwickelt und geprägt, technologisch ist vieles von dem, was heute möglich ist, auf sein Fundament zurückzuführen. Daniel Ritter ist seit Beginn seiner Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann vor 23 Jahren im Unternehmen und hat den Sales-Bereich von Grund auf aufgebaut. Er arbeitet so nah an den Kunden, dass er beim MEC spontan für einen verhinderten Kunden einsprang. Sven Seidelmann ist ebenfalls seit Jahren an Bord und verantwortet als Ressortleitung Key Account Management, Partnermanagement und Hotel Sales einen der zentralen Bereiche zwischen Kunden- und Anbieterseite.

Und dann ist da die Familie von Brühl, die im MICE Portal gleich mehrfach vertreten ist. Maximilian Graf von Brühl verantwortet als ältester Sohn von Josephine in der Rolle des Head of Marketing & Sales die Außenwirkung des Unternehmens. Sein jüngerer Bruder Philipp Graf von Brühl pflegt als Head of Partner und Supplier jene Beziehungen, aus denen beim MEC am Ende oft die nächsten gemeinsamen Projekte hervorgehen. Die meiste Verantwortung aber liegt heute bei Josephine und Vinzenz Graf von Brühl gemeinsam, als geschäftsführende Gesellschafter, wobei Vinzenz zusätzlich als Produktinhaber, Businessanalyst und Datenschutzansprechpartner fungiert.

Keynote MICE Core: von der Assistenz zum Agenten

Direkt im Anschluss übernahm Vinzenz mit der Keynote. Diese machte greifbar, wie viel Bewegung seit dem letzten MEC in das Thema gekommen ist. Vor zehn Monaten stand am Anfang ein einzelner Assistent. Was daraus geworden ist, heißt MICE Core, ein KI-Layer über dem gesamten System, der die Einstiegshürde konsequent nach unten schraubt. Schon heute plant ein Chat-Assistent auf Zuruf ganze Veranstaltungen, greift auf hinterlegte Vorlagen und Rahmenvertragspartner zu, filtert Ergebnisse und baut das Projekt Schritt für Schritt auf. Entscheidend für den Enterprise-Einsatz ist dabei weniger der Effekt als die Verlässlichkeit, kein Halluzinieren, klar gezogene Grenzen, ein Sicherheitsniveau, das dem Anspruch von Großkunden standhält.

Der eigentliche Sprung lag im Ausblick. Ein autonomer Modus soll künftig aus einem vollständigen Eventbrief eigenständig loslegen, im Hintergrund Anbieter recherchieren und erste Anfragen versenden, während der Mensch längst an etwas anderem arbeitet. Mehrere Briefs gleichzeitig, mehrere Projekte parallel, ohne dass jeder Schritt einzeln bestätigt werden muss. Jedes Projekt bekommt dabei einen eigenen Agenten, der still im Hintergrund mitläuft und weiß, welche Hotels angefragt sind, wer noch nicht geantwortet hat und wo bereits Angebote vorliegen. Bei über 15.000 Projekten im Portal ergibt das eine ganze Belegschaft solcher Agenten, die rund um die Uhr mitdenkt.

Kommuniziert wird nicht länger nur im Portal, sondern dort, wo ohnehin gearbeitet wird. Über Teams oder Slack meldet sich der Agent von selbst, weist auf ein neues Angebot hin und fragt, ob er den Vergleich gleich aufbereiten soll. Auch die Suche wird dadurch grundlegend anders. Statt sich durch Filtermasken zu klicken, fragt man in natürlicher Sprache nach einem Hotel in Seenähe, einem Boutiquehaus in den Alpen oder einem Raum mit einer bestimmten Deckenhöhe, Kriterien, die sich klassisch kaum abbilden ließen.

Bemerkenswert war, wie offen die Grenzen mitverhandelt wurden. Keine autonome Buchung großer Summen, Freigabeprozesse bleiben bestehen, jede Buchung braucht am Ende einen Menschen, und jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Aufgaben die KI überhaupt übernehmen darf. Auch die Anbieterseite profitiert. Hotels sollen ihre Angebote künftig hochladen können, woraufhin diese automatisch auf Leistungen und Preise gemappt werden. Der eigentliche Hebel zeigt sich am Ende der Kette, bei der Abrechnung, wo dieser Schritt sowohl Unternehmen als auch Hotels spürbar Zeit spart und Letztere schneller an ihr Geld bringt.

Bei aller Technik blieb ein Gedanke aus der Keynote hängen, der über die Software hinausweist. Die gewonnene Zeit ist kein Selbstzweck. Gut gemachte Veranstaltungen haben einen messbaren Effekt auf den Return on Investment eines Unternehmens, weil Menschen zusammenkommen, Ideen entstehen und Teams zusammenwachsen. Wenn die KI die manuellen Aufgaben übernimmt, entsteht genau dafür wieder Raum.

Drei Perspektiven, ein Tisch

Direkt im Anschluss trafen bei den MICE Talks Live drei Welten aufeinander, die im Alltag selten am selben Tisch sitzen. Silvia Havemann von HDI für den Einkauf, Monika Hasenauer-Janssen von SnowWorld und Oliver Goslich von B&B Hotels für die Anbieterseite, dazu Josephine von Brühl für die Plattform. Patrick Meier von EnBW musste kurzfristig absagen, seinen Part übernahm Daniel. Dieser betreut EnBW seit Jahren und kennt dessen Einkaufsperspektive aus erster Hand. Gerade weil die Interessen hier nicht deckungsgleich sind, wurde die Runde so aufschlussreich. Sie machte hörbar, wo Einkauf, Anbieter und Plattform aneinander vorbeireden und wo sie sich brauchen.

Nach der Kaffeepause ging es in die Tiefe. In zwei parallelen Co-Creation Labs wurde nicht präsentiert, sondern gearbeitet, einmal am MICE Agent, einmal am Agenturmodell. Am Nachmittag folgten die Best Practice Dialoge, erneut mit Daniel für EnBW sowie mit Klaudia Komisaruk von Waldweit und Thomas Wilken von Villa Vita Pannonia, und auch hier ging es weniger um geschliffene Erfolgsgeschichten als um die ehrliche Frage, was im Alltag trägt und was nicht.

Wenn vier Partner einen Prozess denken

Der inhaltliche Höhepunkt des Nachmittags war das Wertschöpfungs-Mapping. Florian Gutzmer vom CRC, Martin Munck von meetaX, Freek Zindel von aanmelder und Alexander Pascuttini von onesto zeigten gemeinsam, wie ein durchgängiger Prozess entlang der Buchungs- und Zahlungskette aussehen kann, von der Einzelreise bis zur Veranstaltungsabrechnung.

Der CRC bringt mit dem AirPlus Company Account eine gemeinsame Zahlungsschiene für Einzelreise und MICE, ohne die üblichen Prozessbrüche zwischen zwei Abrechnungslogiken. onesto sorgt über die Kontingentverwaltung dafür, dass gebuchte Kontingente ohne Doppelpflege direkt in die Buchungsmaschine synchronisiert werden. meetaX bringt mit hivr.ai eine KI-gestützte Angebotsabwicklung, die Hotelanfragen automatisch erfasst, qualifiziert und in einem Bruchteil der bisherigen Zeit zum Angebot führt. Und aanmelder bündelt das Teilnehmermanagement von der Einladung bis zur Stornierung an einem Ort.

Vier Partner, vier Kompetenzen, eine Erkenntnis, die den Nachmittag prägte. Wertschöpfung entsteht nicht dort, wo Systeme verbunden werden, sondern dort, wo Partner ihre Prozesse ehrlich aufeinander abstimmen. Die Use Cases machten das greifbar, weil sie nicht als Zukunftsmusik daherkamen, sondern als Abläufe, die sich im Alltag der Anwesenden längst wiederfinden.

Was zwischen den Programmpunkten passiert

Am späten Nachmittag verlagerte sich der MEC aufs Wasser. Die optionale Fährfahrt auf dem Starnberger See geriet für viele zum eigentlichen Höhepunkt des Tages, gerade weil hier nichts inszeniert war. Die Themen des Tages lagen kurz zurück, der See lag ruhig, und die Gespräche verloren die Struktur, die sie am Konferenztisch noch gehabt hatten. Aus manchem dieser Gespräche wird über die kommenden Monate ein konkretes Projekt, so wie es beim MEC seit Jahren der Fall ist.

Zurück an Land wartete der Grill im Garten. Statt eines klassischen Dinners wurde am Abend draußen gegrillt, ohne Sitzordnung, mit dem See noch im Blick. In genau dieser gelösten Atmosphäre wurde offiziell, was sich über den Tag angedeutet hatte, One MICE, ein Ökosystem, das Buchung, Abrechnung, Teilnehmermanagement und KI in einem durchgängigen Prozess zusammenführt. Dass an diesem Abend auch Vertreterinnen und Vertreter von Chateauform dabei waren, gab der Ankündigung eine Kulisse mit doppeltem Boden. Ihr Geschäft lebt seit dreißig Jahren davon, Menschen den Kopf für echte Begegnung freizuräumen, indem alles Organisatorische im Hintergrund verschwindet. One MICE verfolgt im Kern denselben Gedanken auf digitaler Ebene, Technologie, die Zeit für das schafft, was zwischen Menschen zählt, statt es zu ersetzen.

Der Freitag gehörte der Erdung. Im Praxis Roundtable wurden die großen Themen des Vortags auf den Boden geholt, von der E-Rechnung bis zu den digitalen Prozessen, die im Tagesgeschäft tatsächlich funktionieren müssen. Die abschließende Session zu gemeinsamen Leitlinien verwandelte zwei Tage Austausch in etwas Verbindliches, einen gemeinsamen Ausgangspunkt für das, was jetzt folgt.

Drei Dinge, die vom MEC 2026 bleiben

KI ist bei MICE Portal keine Ankündigung, sondern gelebte Praxis. Der Weg vom reaktiven Chat zum autonomen Agenten ist längst eingeschlagen, mit klaren Grenzen und echter Kontrolle auf Kundenseite.

Zusammenarbeit entsteht nicht durch verbundene Software, sondern durch Vertrauen zwischen Partnern, die ihre Prozesse ehrlich aufeinander abstimmen. Das Wertschöpfungs-Mapping hat das eindrücklicher gezeigt als jede Roadmap es könnte.

Und die wertvollsten Momente entstehen dort, wo Zeit übrig bleibt. Auf dem Boot, am Grill, in den Gesprächen zwischen den Programmpunkten, die am Ende oft mehr bewegen als die Programmpunkte selbst.

Der MEC 2026 war kein Event im klassischen Sinne, sondern ein Arbeitsformat für Menschen, die den MICE-Einkauf wirklich weiterdenken wollen, offen genug, um über das zu sprechen, was noch nicht funktioniert, und neugierig genug auf das, was möglich wird. Wer dieses Mal nicht dabei war, sollte sich den nächsten MEC vormerken.