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Wie DATEV Maverick Buying im Veranstaltungseinkauf nahezu eliminiert hat und was das mit Strategischem MICE Management zu tun hat.
Wer DATEV kennt, denkt zunächst an Steuerberatung, Softwarelösungen, Genossenschaftsstruktur. Nicht unbedingt an Veranstaltungseinkauf. Dabei ist genau das ein Bereich, in dem das Nürnberger Unternehmen in den vergangenen Jahren etwas geschafft hat, woran viele deutlich größere Organisationen noch scheitern, ein vollständiges strategisches MICE Management.
Also eine durchgängige, systemgestützte Kontrolle über den gesamten Veranstaltungseinkauf.
Heute laufen 90 bis 95 Prozent aller Veranstaltungsbuchungen bei DATEV über eine zentrale Plattform. Einkauf, Rechnungswesen und Steuerabteilung arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis. Savings werden quartalsweise gemessen und fließen direkt ins Reporting ein. Maverick Buying, also das unkontrollierte Beschaffen außerhalb vereinbarter Kanäle, gehört der Vergangenheit an.
Das klingt nach einem großen Systemrollout. Es war das Gegenteil davon.
Strategisches MICE Management: Was der Begriff bedeutet und warum er wichtig ist
Bevor es um DATEV geht, lohnt sich eine kurze Einordnung. Strategisches MICE Management bezeichnet einen strukturierten, ganzheitlichen Ansatz zur Steuerung aller MICE-Ausgaben in einem Unternehmen: Meetings, Incentives, Conferences, Events. Es überträgt die Prinzipien des professionellen indirekten Einkaufs auf eine Warengruppe, die in den meisten Organisationen noch immer ohne klare Governance läuft.
Konkret bedeutet Strategisches MICE Management: zentral verhandelte Rahmenverträge, die systemseitig durchgesetzt werden. Buchungen, die automatisch einen regelbasierten Genehmigungsworkflow auslösen. Echtzeit-Reporting über Ausgaben, Lieferanten und Savings. Und eine vollständige Integration in bestehende ERP- und Finance-Systeme, sodass der Veranstaltungseinkauf kein Parallelprozess ist, sondern fester Bestandteil der Unternehmensinfrastruktur.
Was im Travel Management seit Jahren Standard ist, steckt im MICE-Bereich in Deutschland und dem gesamten DACH-Raum noch in den Kinderschuhen. DATEV gehört zu den Unternehmen, die diesen Wandel als eine der Ersten konsequent vollzogen haben.
Erst verstehen, was wirklich nicht funktioniert
Bevor bei DATEV irgendetwas eingeführt wurde, gab es ein Problem, das viele Einkaufsabteilungen kennen, aber selten offen benennen. Der Veranstaltungseinkauf lief an den vereinbarten Prozessen vorbei. Nicht weil die Mitarbeitenden nachlässig waren, sondern weil die Strukturen fehlten, die ein regelkonformes Buchen überhaupt erst praktikabel machen.
Schulungen, Seminare, interne Tagungen, Mitgliederveranstaltungen, bei einem Unternehmen mit über 9.000 Beschäftigten und 22 Standorten entsteht kontinuierlich ein erhebliches MICE-Volumen. Buchungen liefen über Sekretariate und Fachabteilungen direkt zu Hotels. Zentral verhandelte Konditionen standen zwar im Intranet, aber ob und wie konsequent sie genutzt wurden, war nicht nachvollziehbar. SAP-Bestellungen fehlten. Konsolidierte Ausgabendaten existierten nicht. Wer am Ende eines Quartals wissen wollte, welche Hotels wie oft zu welchen Konditionen gebucht wurden, fing an, Kreditorenrechnungen zu sortieren.
Das ist Maverick Buying und es ist im MICE-Bereich so verbreitet, dass viele Unternehmen es schlicht als Normalzustand akzeptiert haben. Strategisches MICE Management setzt genau hier an, nicht mit einer neuen Richtlinie, sondern mit einem Prozess, der regelkonformes Buchen einfacher macht als das Umgehen der Regeln.
Warum MICE schwerer zu steuern ist als klassischer Travel
Um zu verstehen, was DATEV verändert hat, lohnt sich ein kurzer Blick auf die strukturelle Komplexität des Bereichs.
Eine Geschäftsreise folgt einem vorhersehbaren Muster: Flug, Hotel, Mietwagen. Digitale Buchungstools sind seit Jahren Standard, Compliance-Regeln werden automatisch geprüft, Daten laufen sauber ins Reporting. Bei Veranstaltungen ist der Kontext jedes Mal ein Anderer. Eine interne Schulungsreihe mit 20 Teilnehmenden hat andere Anforderungen als ein Vertriebs-Offsite mit 80 Personen oder eine Mitgliedertagung mit 500 Gästen. Formate variieren, beteiligte Abteilungen wechseln, Stornierungsbedingungen unterscheiden sich, Kontingente müssen verwaltet werden, oft unter Zeitdruck und ohne zentrale Koordination.
Genau deshalb blieb der Veranstaltungseinkauf so unter dem Radar. Nicht weil niemand Interesse an Transparenz hatte, sondern weil die Komplexität jeden Standardisierungsversuch schnell an seine Grenzen brachte. Strategisches MICE Management löst dieses Problem nicht durch Vereinfachung, sondern durch eine Infrastruktur, die Komplexität absorbiert und sie unsichtbar für die Nutzenden macht.
DATEV kannte dieses Problem aus erster Hand.
Der Einstieg: Klein anfangen, aber mit klarer Richtung
Was DATEV von vielen anderen Unternehmen im deutschsprachigen Raum unterscheidet, ist nicht der Endpunkt, sondern der Weg dorthin. Statt einer unternehmensweiten Systemeinführung begann die Transformation mit einem einzelnen, klar umgrenzten Schritt. Der zentralen Ausschreibung und Verhandlung von Hotelraten über den Ratefinder von MICE Portal, Jahre bevor eine vollständige Buchungsplattform eingeführt wurde.
Dieser erste Schritt schuf etwas, das für alle weiteren Entscheidungen entscheidend war. Eine belastbare Datenbasis. Zum ersten Mal ließ sich erkennen, welche Hotels tatsächlich genutzt wurden, zu welchen Konditionen, in welchem Volumen. Aus diesen Daten entstanden Erkenntnisse und aus diesen folgte der nächste sinnvolle Ausbauschritt, nicht planwirtschaftlich, sondern datengetrieben.
Im nächsten Schritt wurde die Hoteldatenbank des MICE Partner Networks im Intranet als zentrales Schaufenster für Rahmenvertragshotels bereitgestellt. Noch ohne direkte Buchungsfunktion, aber mit einem klaren Effekt. Mitarbeitende konnten erstmals gebündelt auf verhandelte Konditionen zugreifen. Nutzung und Sichtbarkeit der Rahmenverträge stiegen, ein erster messbarer Schritt in Richtung Strategisches MICE Management.
Alle Stufen, Ergebnisse und Learnings in der Case Study.
Integration: Wenn das System denkt, was der Mensch vergisst
Der entscheidende Schritt folgte mit der Einführung der vollständigen Buchungsplattform und ihrer Integration in SAP. Sobald eine Buchung in MICE Portal angestoßen wird, startet automatisch ein durchgängiger Workflow: Veranstaltungsdaten werden an SAP übertragen, die Genehmigung erfolgt regelbasiert, eine Bestellung wird erzeugt und über die OCI-Schnittstelle zurück ans MICE Portal übermittelt, wo Buchung und Vertragsabschluss vollautomatisch stattfinden.
Was vorher manuelle Schritte, fehlende Belege und fragmentierte Informationen bedeutete, ist heute ein revisionssicherer End-to-End-Prozess ohne Medienbrüche.
Für die Steuerabteilung: Nachweisführung bei Betriebsprüfungen auf Basis einer sauberen, jederzeit abrufbaren Datenlage.
Für den Einkauf: Lieferanten-Controlling auf Basis realer Buchungsdaten. Für das Controlling: quartalsweise Savings-Auswertungen, die direkt ins Reporting einfließen.
Das ist Strategisches MICE Management in seiner vollintegrierten Form. Kein Konzept mehr, sondern ein laufender Betriebsprozess.
Später kamen weitere Ausbaustufen hinzu. Ein automatisches Erinnerungsfeature für Stornofristen, das No-Show-Kosten spürbar reduziert hat, sowie die vollständige Digitalisierung der Kontingentverwaltung für Gruppenreisen, die zuvor über ein externes Reisebüro in Excel-Listen lief. Jede Stufe baute auf der vorherigen auf, jede schuf zusätzliche Datentiefe und weiteres Steuerungspotenzial.
Der Faktor, der über Erfolg oder Scheitern entscheidet
Technologie allein erklärt nicht, warum die Einführung bei DATEV so erfolgreich war. Entscheidend war ein Change-Management-Ansatz, der die späteren Nutzenden von Beginn an einbezogen hat.
Bereits in der Auswahlphase wurde ein Anwenderausschuss eingerichtet, in dem die Hauptbuchenden aus den dezentralen Beschaffungsstellen vertreten waren. Dieses Gremium bewertete die Plattform eigenständig, testete sie intensiv und gestaltete sie mit, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wurde. Die Konsequenz: hohe Akzeptanz ohne eine einzige neue Richtlinie. Das Portal wurde genutzt, weil es als hilfreich wahrgenommen wurde, nicht weil eine Policy es vorschrieb.
Das ist ein Muster, das sich in erfolgreichen MICE-Transformationen im DACH-Raum immer wieder zeigt. Strategisches MICE Management funktioniert nicht als Top-down-Projekt, das über eine Organisation gestülpt wird. Es funktioniert, wenn Betroffene zu Beteiligten werden und die Plattform von innen heraus als Verbesserung wahrgenommen wird.
"Der entscheidende Erfolgsfaktor war für uns, die Betroffenen von Anfang an zu Beteiligten zu machen. Weil wir die wichtigsten Buchenden aus den dezentralen Einheiten bereits in der Auswahl- und Pilotphase eingebunden haben, konnte sich das Portal ganz ohne neue Richtlinien im gesamten Unternehmen durchsetzen."
Jasmin Feldmeier
Procurement Services / Travelmanagement | DATEV eG
Was am Ende steht — und was andere Unternehmen daraus ableiten können
Die Ergebnisse bei DATEV sind heute messbar: 90 bis 95 Prozent Buchungsquote über die zentrale Plattform. Quartalsweise Savings-Auswertungen im Einkaufsreporting. Gesunkene Storno- und No-Show-Kosten. Echtzeit-Sicht auf Kontingente und Auslastung. Steuerliche Nachweisführung, die bei Betriebsprüfungen standhält.
Hinter diesen Zahlen steht ein Wandel, der über die reine Digitalisierung hinausgeht. DATEV hat Strategisches MICE Management nicht als IT-Projekt behandelt, sondern als organisatorische Transformation. Eine neue Haltung gegenüber einer Warengruppe, die in vielen Unternehmen im deutschsprachigen Raum noch immer als unvermeidbarer Aufwand gilt, statt als strategischer Hebel für Kostenkontrolle, Compliance und Effizienz.
Für Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen kennen wie dezentrale Buchungsprozesse, fehlende Datenbasis, ungenutzte Rahmenverträge, ist der DATEV-Weg keine Blaupause zum Kopieren, aber ein klarer Beweis: Strategisches MICE Management ist umsetzbar, auch in komplexen Organisationen, auch ohne Big-Bang-Einführung.
Wie der Weg im Detail aussah, von der ersten Stufe bis zum vollintegrierten Prozess, lesen Sie in der DATEV Case Study.
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