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MICE – ein Begriff aus der Hotellerie: ein zentraler Wirtschaftssektor für Hotels, Gastgewerbe und Unternehmen mit großer Umsatzbedeutung.
Mehr als nur Umsatz: Ein Einfluss auf die Wirtschaft, die Förderung von Innovation und der Möglichkeit, starke Netzwerke knüpfen sowie verschiedenste Branchen vorantreiben - das alles steckt in MICE. Wer mehr über die Hintergründe, Trends und Potenziale des MICE-Sektors im B2B-Segment erfahren möchte, das ist der perfekte Einstieg!
1. Wofür steht eigentlich MICE?
„MICE“ ist ein Akronym, bestehend aus den Anfangsbuchstaben der Begriffe: Meeting, Incentives, Convention und Exhibitions. Weltweit wird Begriff MICE überwiegend im Zusammenhang mit einer ganzen Branche, also MICE-Branche, genannt. Oftmals wird diese auch als Synonym für die Veranstaltungsbranche verwendet. Dieser Begriff umfasst alle Anbieter und Beteiligte von Hotels, Event-Locations, Messeanbieter, Event-Technikanbieter, Agenturen, Teamerlebnis-Anbieter, bis hin zu Transferdienstleistern und vielen mehr, die gemeinsam für Veranstaltungen relevante Dienstleistungen. Durch sie wird eine Veranstaltung erst zu einem einzigartigen Erlebnis.
Die genaue Herkunft des Begriffs "MICE" ist nicht eindeutig dokumentiert, aber das Akronym wurde in den 1980er Jahren populär, als die Bedeutung von Geschäftsveranstaltungen und deren wirtschaftlicher Einfluss zunehmend anerkannt wurde. Oft wird die Verwendung des Begriffs mit der Entwicklung der Veranstaltungs- und Kongressbranche in Verbindung gebracht, die sich in dieser Zeit stark professionalisierte.
Neben der MICE-Branche ist oftmals auch vom "MICE-Markt" die Rede, der die Vermarktung der Veranstaltungsbausteine und der fertigen Events im Fokus hat. Der MICE-Markt bezieht sich vornehmlich auf B2B-Veranstaltungen, spezialisiert auf MICE-Formate wie Tagungen, Kongresse, Messen, Bildungsveranstaltungen und ähnliche Events, die beispielsweise dem Zweck der Verkaufsförderung, Wissensvermittlung sowie Motivation dienen.
Insgesamt ist die MICE-Branche ein bedeutsamer Bestandteil der globalen Wirtschaft, wobei Europa allein mit ca. 470 Milliarden USD über die Hälfte des internationalen Volumens für sich verbucht.
2. Die vier Säulen der MICE-Branche:
Die MICE-Branche ist vielfältig und umfasst eine breite Palette von Veranstaltungen, die geschäftliche, motivierende oder auch soziale Ziele verfolgen. Sie gliedert sich in vier zentrale Bereiche: Meetings, Incentives, Conventions und Events. Diese Hauptkategorien decken alles ab – von der Planung strategischer Geschäftstreffen über kreative Motivationsprogramme bis hin zu großen internationalen Konferenzen und inspirierenden Veranstaltungen.
Jeder dieser Bereiche erfüllt eine einzigartige Funktion, trägt aber gleichzeitig zum gemeinsamen Ziel bei: Menschen zusammenzubringen, Innovationen zu fördern und nachhaltige Verbindungen aufzubauen.
3. Warum ist MICE für Unternehmen so wichtig?
MICE-Veranstaltungen sind für viele Unternehmen ein strategisches Werkzeug, um Geschäftswachstum, Innovation und Mitarbeiterbindung zu fördern. Doch trotz der immensen Vorteile, die Meetings, Incentives, Conventions und Exhibitions bieten, steht die Umsetzung oft vor einer zentralen Herausforderung: der Organisation und dem Management von MICE-Prozessen. Ohne klare Strukturen und digitale Abläufe können MICE-Aktivitäten schnell ineffizient und kostspielig werden.
Viele Unternehmen, die noch kein professionelles MICE Management betreiben, kämpfen mit ähnlichen Problemen:
Maverick Buying
Mitarbeiter und Abteilungen organisieren Veranstaltungen eigenständig, ohne klare Abstimmung mit der Beschaffungsabteilung oder anderen internen Stakeholdern. Das führt zu unkontrollierten Buchungen, unnötigen Mehrkosten und einer fehlenden Konsistenz bei der Qualität der Veranstaltungen.
Fehlende Transparenz
Compliance-Probleme
Ineffizienz durch fehlende Prozesse
Diese Herausforderungen zeigen, warum es für Unternehmen essenziell ist, MICE nicht nur als isolierten Aufgabenbereich zu betrachten, sondern einen strukturierten Ansatz zu verfolgen. Die Lösung liegt in einem klaren und effektiven MICE Management, das Transparenz schafft, Kosten senkt und gleichzeitig sicherstellt, dass alle Aktivitäten mit den Unternehmensrichtlinien im Einklang stehen.
4. Welche Faktoren beeinflussen eine erfolgreiche MICE-Planung?
Das Zusammenspiel der MICE-Management-Komponenten in den unterschiedlichen Projektphasen eines Events sind die Erfolgsgaranten vom Einkauf bis zur Eventabrechnung. Hierbei kommt es zunehmend auf den Grad der Automatisierung und die passende MICE-Technologie an.
MICE Payment Solution – Procure-to-Pay (P2P) im strategischen Veranstaltungseinkauf
Pay Smart, Be Smart: Im Zeitalter der Digitalisierung suchen Unternehmen zunehmend nach effizienten Lösungen, um ihre internen Prozesse zu optimieren. Insbesondere beim Einkauf von MICE-Dienstleistungen gewinnt eine digitale Einkaufs- und Abrechnungslösung immer mehr an Bedeutung. Ziel ist es, den gesamten Prozess – von der Beschaffung bis zur Abrechnung (P2P, Procure-to-Pay) – nahtlos und automatisiert abzubilden.
Bereits im Einkauf können entscheidende Daten, wie beispielsweise die Art der Veranstaltung, erfasst werden, um steuerliche Anforderungen direkt bei der Verbuchung zu berücksichtigen. Besonders herausfordernd ist dabei das Handling der unterschiedlichen Rechnungsformate, die in der Hotellerie üblich sind. Ein effizientes Rechnungsclearing kann hier durch spezialisierte Softwarelösungen erhebliche Zeit und Ressourcen sparen.
Eine ganzheitliche, benutzerfreundliche Einkaufs- und Abrechnungslösung steigert nicht nur die Effizienz der internen Abläufe, sondern trägt auch dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken. Mit solchen Lösungen werden Unternehmen bei der Herausforderung des strategischen Veranstaltungseinkaufs optimal auf die Anforderungen der digitalen Zukunft vorbereitet.
5. MICE effizient managen
Während MICE enorme Chancen bietet, ist allerdings zu bedenken, dass die Planung und Durchführung solcher Veranstaltungen komplex wie auch zeitaufwändig ist. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den Überblick zu behalten: Wie organisiert man Veranstaltungen, die sowohl wirkungsvoll als auch budgetfreundlich sind? Welche Tools und Technologien können Prozesse vereinfachen? Und wie stellt man sicher, dass jede Veranstaltung den gewünschten ROI liefert?
Hier kommt MICE Management ins Spiel – ein Ansatz, der darauf abzielt, die Prozesse rund um Planung, Durchführung und Nachbereitung effektiv miteinander zu verbinden und sie nachhaltig zu optimieren. Mit der richtigen Strategie und den passenden Lösungen können Unternehmen das Potenzial der MICE-Branche vollständig ausschöpfen.
Mehr über MICE Management
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