Standardisierung als Grundlage der Vergleichbarkeit

Warum sind digitale Buchungsplattformen für Unternehmen unerlässlich?

Für ein gutes Preisverständnis bei Ihrer Eventrecherche benötigen Sie nur ein grundlegendes Verständnis dafür, warum Hotelpreise so schwer vergleichbar sind. Denn hinter scheinbar ähnlichen Tagungspauschalen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) verbergen sich oft völlig unterschiedliche Kalkulationslogiken und Vertragsbedingungen. Unternehmen benötigen, um Preise vergleichen und fundierte Entscheidungen treffen zu können, in der Regel drei Vergleichsangebote. Wenn diese Grundlage jedoch durch uneinheitliche Pauschalen und AGB nicht gegeben ist, wird ein echter Preisvergleich nahezu unmöglich und die Entscheidungsbasis unsicher. Ein klares Verständnis dieser Unterschiede unterstützt dabei, Angebote realistischer einzuordnen.

Unterschiedliche AGB und Pauschalen – ein Problem für Unternehmen

Unternehmen, die regelmäßig Tagungen, Seminare oder Konferenzen planen, kennen die Herausforderung: Jedes Hotel arbeitet mit eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), individuellen Stornofristen, unterschiedlichen Zahlungsbedingungen und oft auch sehr variablen Pauschalangeboten.

Während das eine Haus in seiner Tagungspauschale bereits Technik, Getränke und Raummiete inkludiert, berechnet das nächste diese Positionen einzeln und zwar nach ganz eigenen Maßstäben. So wird der Preisvergleich nahezu unmöglich.

Gleiches gilt für AGB:

• Stornierungen sind mal bis 4 Wochen, mal bis 6 Wochen kostenlos vor dem Veranstaltungsdatum möglich
• Stornogebühren (No-Show-Kosten) können 50 % oder auch 100 % betragen
• Kurze oder lange Zahlungsziele (Zahlung der Rechnung nach Rechnungsdatum) schwanken zwischen sofortiger Vorkasse und 30 Tagen netto und andere Modelle

Diese Vielfalt erschwert es Unternehmen, verbindlich und transparent zu kalkulieren und sie kostet Zeit, Geld und Planungssicherheit.

Ein Blick auf die Preisbildung in der Hotellerie

Die Preisgestaltung in der Hotellerie ist ein komplexer Mix aus fixen und variablen Kosten. Personalkosten, Energie, Reinigung und Instandhaltung zählen zu den fixen Ausgaben. Variabel sind dagegen Raten, die sich nach Nachfrage, Saison und Auslastung richten. Diese Art der Preisbildung wird auch Yield Management genannt. 

MICE-Gäste (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) spielen dabei eine zentrale Rolle: Sie sind für Hotels besonders attraktiv, da sie im Schnitt rund 17,5 % mehr zahlen als Freizeitgäste. Gleichzeitig sichern regelmäßige Firmenevents und Kongresse eine stabile Auslastung.

Für Unternehmen bedeutet das: Hotelraten sind flexibel, dynamisch und abhängig davon, wann, wie und unter welchen Bedingungen Sie buchen.

Digitale MICE-Buchungsplattformen verändern den Markt

Mit auf MICE spezialisierten digitalen Buchungsplattformen etablierte sich eine Art „Marktplatz“ für Nutzer (Unternehmen) und Anbieter (Hotels sowie Locations), um diese effizient und für beide Seiten konform zu vernetzen. Da die Preis- und Vertragslogik der Hotellerie traditionell sehr individuell ist, standardisieren Plattformen wie MICE Portal zentrale Elemente des Buchungsprozesses und schaffen somit für Unternehmen Vergleichbarkeit.

Vorteile einer SaaS-Plattform 

Der bestehende Markt wird umgekehrt: Nicht mehr die Unternehmen müssen sich den Hotelbedingungen anpassen, sondern die Hotels und Locations werden anhand standardisierter Kriterien vergleichbar. Somit wird der Einkauf von MICE-Leistungen für beide Parteien sicher, transparent und effiziert von der Planung bis hin zur Abrechnung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein mittelständisches Unternehmen plant eine dreitägige Vertriebstagung für 60 Personen.

Bei einer klassischen Hoteldirektanfrage: Das Unternehmen erhält fünf Angebote und jedes mit unterschiedlichen Inhalten, Stornoregeln und Preisstrukturen. Ein Vergleich ist kaum möglich, die finale Entscheidung zieht sich für alle beteiligten Abteilungen über Wochen hin.

Im Vergleich dauert derselbe Prozess über Buchungsplattformen wie MICE Portal, nur wenige Tage:

Alle Angebote sind nach einheitlichen Kriterien aufgebaut, enthalten klare Pauschalen und lassen sich direkt gegenüberstellen. Die Entscheidung basiert auf vergleichbaren Daten und nicht auf Interpretationen. Dadurch sind schnelle Entscheidungen möglich, wovon das Unternehmen genauso profitiert wie das Hotel oder die Location.

Standardisierung für eine langfristige Partnerschaft

Für Unternehmen bedeutet sie eine erhebliche Zeitersparnis durch standardisierte Angebote, eine transparente Vergleichbarkeit von Preisen, Leistungen und AGB sowie planbare Kosten und höhere Kalkulationssicherheit. Und eben das ist die Grundlage für jeden standardisierten Prozess.

Auf der anderen Seite profitieren Hotels und Locations von einem reduzierten Verwaltungsaufwand bei Anfragen und Buchungen, einer höheren Auslastung durch bessere Sichtbarkeit bei Unternehmen sowie geringeren Risiken durch standardisierte Pauschalen und Vertragsbedingungen. Zudem eröffnet sich die Möglichkeit, langfristige Partnerschaften zu fördern, ohne individuell auf jede Anfrage reagieren zu müssen. Insgesamt sorgen Plattformen wie MICE Portal dadurch für einen effizienteren, transparenten, sicheren und für beide Seiten gewinnbringenden MICE-Einkaufsprozess.

Ausblick

Die Preisgestaltung im MICE-Segment ist von Natur aus komplex, beeinflusst durch Kriterien wie Auslastung, Nachfrage, Saison oder Zielgruppe. Doch die eigentliche Herausforderung für Unternehmen liegt tatsächlich am Markt selbst, wo keine Vergleichbarkeit der Hotel- und Locationangebote und AGB reguliert ist.

Standardisierte Plattformen wie MICE Portal schaffen hier Abhilfe: Sie ermöglichen faire, transparente und vergleichbare Bedingungen für Unternehmen sowie Hotels oder Locations und verändern somit die gängige Marktlogik grundlegend.