Barrierefreie MICE-Veranstaltungen richtig planen

Events organisieren, die für alle zugänglich sind.

Barrierefreie Events sind mehr als ein gesellschaftliches Ziel – sie sind ein Qualitätsstandard moderner Veranstaltungsplanung. 

In der MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conventions, Events) wird Barrierefreiheit zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor, sowohl im Wettbewerb um Teilnehmende als auch bei der Umsetzung nachhaltiger Unternehmenswerte. 

1. Digitale Barrierefreiheit 

Durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gelten ab 2025 verbindliche Anforderungen für digitale Barrierefreiheit, insbesondere für Event-Websites, Buchungssysteme, Apps, Registrierungsvorgänge, Ticketshops und Self-Service-Terminals. 

Digitale Zugänge müssen auch in der MICE-Branche für alle nutzbar sein – vom Teilnehmermanagement bis zur Event-App. Bauliche Barrierefreiheit bleibt wichtig, aber die gesetzlichen Vorgaben betreffen vor allem die digitalen Touchpoints einer Veranstaltung. 

Das Team von MICE Portal begleiten täglich Unternehmen, Agenturen und Hotels bei der Umsetzung von Veranstaltungen. Unsere Erfahrung zeigt: Wer Barrierefreiheit von Anfang an mitdenkt, gestaltet inklusive, zugängliche und zukunftsfähige Events.

Übrigens: Bei MICE Portal steht bereits ein eigener Filter „barrierefrei“ zur Verfügung. Damit können Veranstaltungsplanende gezielt nach Locations, Hotels und Dienstleistern suchen, die barrierefreie Standards erfüllen. 

2. Barrierefreiheit beginnt in der Planung

Inklusive Veranstaltungen entstehen nicht zufällig, sie werden bewusst geplant. Barrierefreiheit sollte daher von Anfang Teil des Eventkonzepts sein. Besonders im MICE-Bereich spielt die frühzeitige Planung eine entscheidende Rolle, denn hier greifen viele digitale und organisatorische Bereiche ineinander: Anmeldung, Ticketing, Teilnehmermanagement, Event-Apps, Präsentationen und digitale Informationen müssen (auch gesetzlich) barrierefrei nutzbar sein. 

Dazu gehört unter anderem: 

Experten Tipp: Plane Barrierefreiheit wie Nachhaltigkeit von Anfang an als festen Bestandteil der Gesamtstrategie mit ein. 

3. Die passende Location: Zugang für alle

Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend. Eine barrierefreie Umgebung schafft gleiche Teilhabe, ohne zusätzliche Umwege oder Sonderlösungen. 

Checkliste zur Umsetzung 

Experten Tipp: Viele moderne Hotels bieten bereits barrierefreie Meetingräume, digitale Wegführungen oder barrierefreie Check-in-Automaten an – diese sollten aktiv in die Planung einbezogen werden.

4. Kommunikation, Sprache und Orientierung

Barrierefreiheit bedeutet auch, dass Informationen verständlich, sichtbar und hörbar sind. Davon profitieren insgesamt alle Teilnehmenden, da die Programmpunkte schneller und besser aufgenommen werden können. 

Auch hier greift das BFSG im MICE-Bereich besonders, denn digitale Event-Informationen, Websites, Event-Apps und Anmeldeformulare müssen barrierefrei gestaltet sein. 

Basics der barrierefreien Sprache: 

• Klare, einfache Formulierungen 
• Kurze Sätze, aktive Sprache 
• Leichte Sprache für zentrale Informationen (z. B. Anfahrt, Notfallhinweise) 

Farbgestaltung und Kontraste (Web und Print): 

• Hohe Kontraste zwischen Schrift und Hintergrund 
• Keine reine Farbcodierung („nicht nur rot = wichtig“) 
• Blendfreie Beleuchtung und matte Oberflächen
    

Akustische Signale und Ansagen (vor Ort): 

• Sprachansagen bei Raumwechseln oder Programmänderungen 
• Ergänzende Sounds oder Vibrationen 
• Induktionsschleifen und klare Akustik in großen Räumen 
  
  

Digitale Anzeigen und Aushänge (vor Ort): 

• Große, kontrastreiche, gut lesbare Schrift 
• Screenreader-kompatible digitale Informationen 
• Kombination aus visuellen und auditiven Signalen 

5. Programmgestaltung mit Perspektive

Ein inklusives Event berücksichtigt individuelle Bedürfnisse bei Zeit, Raum und Wahrnehmung. Wenn diese Aspekte von Anfang an in die Planung einfließen, entsteht für Eventplanende kein Mehraufwand. 

6. Awareness und Teamkompetenz

Barrierefreiheit steht und fällt mit dem Team. Sensibilisierte Mitarbeitende machen den Unterschied zwischen theoretischer und gelebter Inklusion. 

Best Practice 

Die re:publica 2025 in Berlin setzte Maßstäbe für barrierefreie Eventgestaltung: Ein Awareness-Team war jederzeit ansprechbar, Rückmeldungen wurden schnell umgesetzt, es gab Ruhezonen, Dolmetschung, barrierefreie Wege, inklusive Beschilderung und eine barrierefreie Event-App – ein Musterbeispiel für zeitgemäße MICE-Barrierefreiheit. 

7. Nachbereitung und kontinuierliche Verbesserung

Barrierefreiheit ist ein fortlaufender Prozess. Nach der Veranstaltung lohnt sich eine gezielte Evaluation: 

• Feedback von Organisatoren, Dienstleistern und Teilnehmenden – insbesondere mit unterschiedlichen Bedürfnissen 
• Dokumentation von Learnings und Best Practices 
• Ableitung von Standards für künftige Events 

Experten-Tipp: Kommuniziere aktiv, welche Maßnahmen für Barrierefreiheit getroffen wurden – das stärkt Vertrauen und Markenimage. 

8. Barrierefrei im MICE Portal planen

Barrierefreie Veranstaltungen lassen sich im MICE Portal strukturiert, transparent und inklusiv planen. Bereits bei der Hotelsuche für barrierefreie Events können Nutzende gezielt nach Hotels filtern, die Angaben zur Barrierefreiheit von Zimmern und Veranstaltungsflächen hinterlegt haben. Diese Informationen werden direkt von den Hotels gepflegt und bilden die Grundlage für eine verlässliche Planung.

Darüber hinaus können barrierefreie Hotelzimmer projektbezogen separat angefragt werden. Anforderungen an die barrierefreie Ausstattung von Tagungsräumen, wie stufenloser Zugang oder geeignete Raumkonzepte, lassen sich direkt im Kommentarfeld der jeweiligen Pauschale oder des Tagungsraums erfassen. Zusätzliche individuelle Bedarfe können über ein Freitextfeld ergänzt werden, sodass Hotels diese Leistungen transparent im Angebot ausweisen und bepreisen können.

MICE Portal unterstützt auf diese Weise eine inklusive Eventplanung und erleichtert den Einkauf barrierefreier Veranstaltungen im professionellen MICE-Umfeld. Die verfügbaren Filter werden dabei kontinuierlich weiterentwickelt und abhängig von den technischen Möglichkeiten schrittweise erweitert.

9. Barrierefreiheit als Standard, nicht als Sonderfall

Barrierefreie Events sind ein Gewinn für alle Beteiligten. Sie gewährleisten Zugänglichkeit, steigern die Qualität der Veranstaltung und fördern die Interaktion zwischen allen Teilnehmenden. 

Barrierefreie MICE-Veranstaltungen sind kreativer, klarer und verständlicher – unabhängig von individuellen Bedürfnissen. Ein hoher Servicegrad schafft Zugehörigkeit und ein starkes Gemeinschaftsgefühl. So entsteht ein Raum, in dem viele spannende Menschen zusammenkommen, sich austauschen und sich willkommen fühlen.