Gut vernetzt – Erfolgreiche Zusammenarbeit von Telekom und MICE Portal 

Die Herausforderung

Im bisherigen MICE Management der Deutschen Telekom zeigten sich typische Anforderungen eines großen Konzerns: Unterschiedliche Abläufe, zahlreiche Beteiligte und ein hoher Abstimmungsbedarf gestalteten den Prozess anspruchsvoll und erforderten mehr Transparenz, verlässliche Strukturen sowie klare Compliance-Regeln. Gemeinsam mit MICE Portal konnten hierfür Lösungen geschaffen werden, die sowohl organisatorische Effizienz als auch Kostenkontrolle fördern, unter anderem durch die Einbindung von Rahmenverträgen mit Hotels und Locations sowie die konsequente Umsetzung der firmeneigenen Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB). 

Die Zusammenarbeit besteht seit 2008. Mit der Zeit entwickelte sich daraus eine echte Partnerschaft. Anschließend verdeutlichten Veränderungen in Wirtschaft und Politik, wie wichtig es ist, flexibel zu sein. Besonders im Event- und Beschaffungsmanagement sind digitale und skalierbare Lösungen heute entscheidend. Diese Lösungen helfen, schnell und effektiv auf neue Herausforderungen zu reagieren. Diese digitale Transformation ermöglicht es nun, Eventprozesse agil anzupassen, Effizienz zu steigern und Budgets flexibel zu verwalten, was in den vergangenen Jahren als Reaktion auf die zunehmende Unvorhersehbarkeit von Rahmenbedingungen im MICE-Einkauf unverzichtbar war. Hinzu kommt: Das Einkaufsvolumen im Veranstaltungsbereich ist in der Regel mindestens so groß wie das der klassischen Einzelreisen mit deutlich größerem „Warenkorb“. Dadurch gestalten sich sowohl Compliance-Fragen als auch die Vertragsgestaltung als besonders komplex und relevant, so auch bei der Deutschen Telekom.

Die Lösung mit MICE Portal

Mit der Einführung des MICE-Portals hat die Telekom ihren bislang dezentral organisierten Veranstaltungseinkauf professionalisiert. Tausende Mitarbeitende profitieren heute von einem standardisierten, digital unterstützten Prozess, der Abläufe vereinfacht, Transparenz schafft und Effizienzgewinne ermöglicht. Rahmenvertragspartner mit verhandelten Konditionen werden im System bevorzugt angezeigt und per Klick angefragt. Für alle involvierten Abteilungen wird der Einkaufsprozess von Veranstaltungen effizienter und durch die etablierten Freigaberegelungen transparenter.   

Infolge der engen Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Telekom und MICE Portal entwickelte sich 2022 die Idee eines MICE Procurement-Agents, der dann im 2. Quartal 2025 auf der digitalen Buchungsplattform als Feature eingeführt wurde. Dieses intelligente Tool analysiert eingehende Angebote, prüft und vergleicht sie anhand der Einkaufsvorgaben des Konzerns, etwa in Bezug auf Preisgrenzen, Stornierungsbedingungen oder Vertragskonformität und kennzeichnet sie mit einem visuell verständlichen Ampelsystem (Grün, Gelb, Rot).


Je nach Bewertung verändert sich automatisch der nachgelagerte Genehmigungsprozess und unterstützt eine schnelle Entscheidung. Gleichzeitig werden Risikofaktoren minimiert. Somit lässt sich der Freigabeprozess und allgemein das MICE Management deutlich effektiver managen. 

Umsetzung und Change Management im Veranstaltungseinkauf

Gemeinsam mit der Deutschen Telekom hat das MICE Portal Projektmanagement Team das Portal passgenau konfiguriert. Anschließend rollte unser Key Account-Team innerhalb von zwei Monaten das Portal aus. Mit Online-Schulungen, Trainings und Webinaren erreichten wir tausende Teilnehmende und begleiteten so die erfolgreiche Implementierung. Mit diesem Onboardingkonzept und gezieltem Support etablierten wir zugleich die eigenständige Veranstaltungsbuchung der Konzernmitarbeitenden sowie den regelkonformen Einkauf im Unternehmen. Dabei arbeiteten wir eng mit zentralen Stakeholdern wie dem Travel Management, dem Einkauf und den Eventabteilungen des Konzerns zusammen. 

Über die Jahre führten wir Genehmigungsprozesse, Templates und Reporting-Funktionen in den Einkaufsprozessen ein und entwickelten diese durch enge Zusammenarbeit und regelmäßige Feedbackrunden kontinuierlich weiter.

Durch ein gezieltes Schulungs- und Webinar-Angebot stärkten und erweiterten wir zudem fortlaufend das MICE-Portal-Wissen der Konzernmitarbeitenden. 

Die Ergebnisse in Meilensteinen

• In der über 17-jährigen Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Telekom und MICE Portal konnte der Konzern das eigene MICE Management, den strategischen Einkauf von MICE-Leistungen, von einem fragmentierten, analogen Prozess zu einem intelligenten, digitalen und nachhaltigen Prozess entwickeln. Dadurch zählt die Deutsche Telekom 2025 zu den technologisch fortschrittlichsten Unternehmen im MICE Management innerhalb der Telekommunikationsbranche.  
  
  
• Die bi-direktionale Schnittstelle zwischen dem MICE Portal und dem internen System der Deutschen Telekom eliminiert Wiederholungen für den Portal-Nutzer, ermöglicht dem Unternehmen eine echte Single Source of Truth für den Veranstaltungseinkauf und bietet ein umfassendes Abbild der vielfältigen Gewerke, z.B. Lieferanten, Leistungen und Abrechnungsdaten. Mit der von uns passgenau entwickelten Schnittstelle integrierte sich das für die Deutsche Telekom erstellte Portal nahtlos in ihr Ökosystem: Es verbindet interne ERP‑Systeme (z. B. SAP, Salesforce oder Coupa) mit der Buchung der Veranstaltung, synchronisiert Daten automatisch und unterstützt strukturierte Einkaufs‑ und Freigabeprozesse unmittelbar in der Unternehmensinfrastruktur. Diese gewährleisten heute der Deutschen Telekom volle Transparenz und Kontrolle über sämtliche Ausgaben im Veranstaltungsbereich.  
  
  
• Über die Möglichkeit, Vertragspartnerschaften mit Dienstleistenden zu schließen, wurden mehr als 50 Prozent aller Veranstaltungsbuchungen des Konzerns bei bevorzugten Lieferanten platziert, wodurch die Einkaufspreise durchschnittlich ca. 10 Prozent günstiger waren. Bei einem hohen Buchungsvolumen wie das der Deutsche Telekom wurde durch den Einsatz automatisierter Lösungen die Bearbeitung beschleunigt und Mitarbeiter entlastet. 
  
  
• Durch die präzise Steuerung mit dem MICE Procurement-Agent konnten zusätzliche Prozente pro gebuchtem Zimmer eingespart werden. Außerdem ermöglicht die transparente Darstellung und automatisierte Bewertung dem Konzern den Einkauf von Veranstaltungen, schneller und aufgrund valider Datenlage fundierter zu entscheiden.
    
• Mit der Einführung eines eigenen Portals mit MICE Portal hat die Deutsche Telekom AG nicht nur ihre Einkaufsprozesse digitalisiert, sondern auch deutlich effizienter, transparenter und kostensparender gestaltet. Das wirkte sich auch positiv auf ihre Mitarbeitenden aus: In einer Feedbackumfrage 2025 ist die Mehrheit der befragten Konzernmitarbeitenden mit der Nutzung des MICE Portals zufrieden.