Nur 6 % der Travel Manager prüfen ihre verhandelten Hotelraten monatlich. Wird geprüft, zeigen sich in 17 % der Fälle Abweichungen zwischen Vertrag und Systemrate, und dann zahlen Unternehmen im Schnitt 14 % mehr als vereinbart, in Europa 11 %. Wir erklären, was Ratefinding wirklich bedeutet, warum eine verhandelte Rate allein noch keine Ersparnis ist, warum die Raten bei den Mitarbeitenden ankommen müssen und was Sie jetzt tun können.
Ein Rahmenvertrag ist verhandelt, die Rate steht auf dem Papier. Ob sie ein Jahr später noch stimmt, dem tatsächlich gebuchten Zimmerpreis entspricht und nicht längst von einem Hotel stillschweigend angepasst wurde, prüft in den wenigsten Unternehmen jemand systematisch. Genau an diesem blinden Fleck setzt Ratefinding an, und genau deshalb gehört es an den Anfang jeder strategischen Auseinandersetzung mit dem MICE-Einkauf.
Gerade jetzt wird das Thema teurer: Laut dem Hotel Monitor 2027 von American Express Global Business Travel steigen die Hotelpreise im kommenden Jahr weiter, in Frankfurt etwa um 3,1 bis 4,7 %, in London um 3,6 bis 5,4 %. Jede unbemerkte Abweichung wiegt damit schwerer, und für viele Unternehmen beginnt jetzt die Verhandlungsrunde für die Rahmenverträge 2027.
Ratefinding bezeichnet das systematische Aushandeln und Festschreiben von Raten, etwa Zimmerpreisen, Tagungspauschalen oder Cateringsätzen, mit ausgewählten Hotels und Locations, bevor eine konkrete Veranstaltung gebucht wird. Der Unterschied zur klassischen Einzelanfrage ist grundlegend: Statt für jede Anfrage neu zu verhandeln, werden Konditionen im Voraus über das erwartete Gesamtvolumen vereinbart.
Das klingt zunächst nach einem einmaligen Beschaffungsprojekt, ist aber vor allem eines nicht: einmalig. Verhandlungsmacht entsteht nur, wenn das Buchungsvolumen über Standorte und Abteilungen hinweg gebündelt und sichtbar ist. Solange jede Abteilung einzeln bucht, kennt niemand das tatsächliche Gesamtvolumen, und ohne Volumen gibt es keinen Hebel für bessere Raten. Ratefinding wird deshalb erst durch einen strategischen Prozess möglich: Die zentrale Bedarfsregistrierung schafft die Datenbasis, auf der sich Raten überhaupt verhandeln lassen. Digitale Plattformen bündeln anschließend Hotels, Locations, Rahmenprogramm, Transfer und Catering und ermöglichen den direkten Vergleich von Angeboten in Echtzeit statt über verstreute E-Mail-Anfragen. KI-gestützte Tools beschleunigen dabei sowohl die Dienstleisterauswahl als auch die Angebotsbewertung, indem sie Preise, Verfügbarkeiten und Vertragsbedingungen automatisch gegenüberstellen.
Die verbreitete Annahme im MICE-Einkauf lautet: Ist die Rate erst einmal verhandelt, ist das Sparpotenzial gehoben. Das ist die "Tradition" in diesem Feld, und sie greift zu kurz. Die eigentliche Herausforderung beginnt danach: Wird die vereinbarte Rate im Buchungsalltag tatsächlich eingehalten? Weicht sie über die Laufzeit des Rahmenvertrags ab? Und bemerkt das überhaupt jemand?
Eine Befragung der GBTA Foundation in Zusammenarbeit mit HRS Global Hotel Solutions unter 418 Travel Managern (erhoben 2017) liefert dazu belastbare Zahlen: 86 % der befragten Travel Manager geben an, verhandelte Hotelraten grundsätzlich zu auditieren, sobald sie in ihren Systemen hinterlegt sind. Nur 6 % tun das jedoch monatlich, gerade einmal 3 % wöchentlich. Die große Mehrheit prüft damit unregelmäßig statt kontinuierlich. Wird tatsächlich auditiert, fördert das in 17 % der Fälle Abweichungen zwischen Vertrag und Systemrate zutage. Und wenn ein Fehler vorliegt, zahlen Unternehmen im Schnitt 14 % mehr, als eigentlich vereinbart war, in Europa (EMEA) etwas weniger (11 %), in den USA und im asiatisch-pazifischen Raum ebenso viel wie im globalen Schnitt (je 14 %), in Lateinamerika deutlich mehr (18 %).
Die Kernthese für den strategischen MICE-Einkauf lautet damit: Nicht das Ausschreibungsverfahren entscheidet über die Ersparnis, sondern das, was danach passiert. Und das beginnt mit einer Frage, die in kaum einer Ausschreibung gestellt wird.
Angenommen, Ihr Unternehmen hat 15.000 Mitarbeitende und Rahmenverträge mit zahlreichen Hotels. Wie erfahren die Kolleginnen und Kollegen überhaupt, mit welchen Häusern es Verträge gibt und welche Raten dort hinterlegt sind? Ohne Buchungsplattform und ohne eigene Hoteldatenbank stellt sich schnell die Frage: Wo legt man die Raten ab, und wie teilt man Häuser und Preise allen mit, die buchen?
In der Praxis landen die verhandelten Raten meist in einer Excel-Liste, irgendwo im SharePoint. Man kann froh sein, wenn die Mitarbeitenden wissen, dass es diese Liste gibt, und noch froher, wenn sie vor der Buchung tatsächlich daran denken, dort nachzuschauen.
Ratefinding lässt sich auch ohne digitale Buchungsplattform nutzen, als reines Werkzeug, um Raten zu verhandeln. Das eigentliche Problem beginnt dann aber danach: Was passiert mit den verhandelten Raten, und wie erreichen sie die Kolleginnen und Kollegen? Greift weiterhin jede und jeder zu Telefon oder E-Mail und bucht Hotels auf eigene Faust, bleibt unsichtbar, ob die Raten eingehalten werden. Die beste Verhandlung bringt keine Ersparnis, wenn sie im Buchungsalltag nicht ankommt.
In der Praxis zeigt sich der Unterschied deutlich. Der marktübliche Ansatz besteht aus festen Raten ohne laufende Kontrolle, gepflegt in Excel-Listen, kommuniziert per E-Mail-Ping-Pong, verteilt über fragmentierte Einzeltools. Es gibt keinen durchgängigen Prozess, sondern nur Teillösungen für einzelne Schritte.
Ein digitaler Ansatz wie der MICE Portal Ratefinder deckt denselben Prozess durchgängig ab: Ratenportfolio analysieren, Raten zentral vergleichen, direkt mit dem Hotel nachverhandeln, ohne Medienbruch zwischen den Schritten. Praktisch läuft das in drei wiederkehrenden Schritten ab: Raten und Konditionen laufend prüfen, Abweichungen sofort sichtbar machen, und dort, wo sie auftreten, direkt nachverhandeln statt sie stillschweigend hinzunehmen. Ausführliche Funktionsweise und Praxisbeispiele finden sich im MICE Portal Wissen zum Ratefinder.
Den entscheidenden Unterschied macht aber die Verbindung mit der Buchungsplattform: Die verhandelten Raten liegen dann nicht in einer separaten Liste, sondern in einer zentralen Ratendatenbank, auf die alle Standorte zugreifen, genau dort, wo gebucht wird. Erst so wird sichtbar, ob die Raten im Alltag genutzt und eingehalten werden.
Wird über die Plattform gebucht, lässt sich die Ersparnis nicht nur schätzen, sondern pro Buchung belegen. Im Reporting von MICE Portal werden sechs Arten von Savings unterschieden:
Für den Einkauf heißt das: Die Wirkung von Ratefinding wird transparent und lässt sich im internen Reporting nachweisen.
Sie müssen nicht auf die nächste Ausschreibung warten, um zu sehen, wo Ihr Ratenportfolio steht. Ein erster Check gelingt mit wenig Aufwand:
Wie stark dieser Ansatz wirkt, zeigt sich am Beispiel der DATEV eG. Das Unternehmen setzte den MICE Portal Ratefinder bereits drei bis fünf Jahre vor der eigentlichen Einführung der vollständigen Buchungsplattform ein, zunächst ausschließlich, um Hotelraten im MICE-Bereich zentral auszuschreiben und zu verhandeln. Diese frühe Phase schuf die Datenbasis, auf der die spätere, vollintegrierte Lösung aufbauen konnte. Heute laufen 90 bis 95 Prozent aller Hotelbuchungen bei DATEV zentral über MICE Portal, und die im Ratefinder erzielten Rahmenvertrags-Savings werden bis heute quartalsweise ausgewertet und fließen in das interne Einkaufsreporting ein. Zur vollständigen Case Study: Wie DATEV den MICE-Einkauf smart macht →
Ausblick: Ratefinding als laufender Prozess etablieren
Ratefinding ist damit kein Projekt, das mit der unterschriebenen Rahmenvereinbarung abgeschlossen ist, sondern eine Fähigkeit, die sich eine Organisation aufbaut: die Fähigkeit, Verhandlungsmacht durch gebündeltes Volumen zu erzeugen, die verhandelten Raten dorthin zu bringen, wo gebucht wird, und die Disziplin, das Ergebnis dieser Verhandlung danach kontinuierlich zu prüfen. Wer einen dieser Schritte auslässt, verschenkt einen erheblichen Teil des eigentlichen Sparpotenzials im MICE-Einkauf.
Wie das in der eigenen Organisation konkret aussehen kann, zeigt der MICE Portal Ratefinder im Detail, von der Ausschreibung über die zentrale Ratendatenbank bis zur laufenden Nachverhandlung. Ein Tool-Guide mit den einzelnen Funktionsschritten sowie eine vertiefende Einordnung, warum effiziente Ratenverhandlung im Hoteleinkauf so entscheidend ist, stehen im MICE Portal Wissen bereit.
Sprechen Sie mit Pia Sielaff, sie zeigt Ihnen gerne, was der Ratefinder für Ihren MICE-Einkauf konkret bedeutet und wo in Ihrem Ratenportfolio heute vermutlich schon Abweichungen liegen, ohne dass es jemand bemerkt hat. Kontakt aufnehmen →
Quellen: