Die E-Rechnungspflicht kommt, und für den MICE-Einkauf bedeutet sie mehr als nur ein neues Dateiformat. Vinzenz von Brühl, CEO von MICE Portal, erklärt, warum die Abrechnung im MICE-Einkauf so lange manuell geblieben ist, was sich für Unternehmen ab 2027 konkret ändert und wie der vollständig digitale Procure-to-Pay-Prozess bereits heute Realität werden kann.
Im Video gibt Vinzenz kompakte Antworten auf die fünf wichtigsten Fragen. Wer tiefer einsteigen möchte, findet die ausführlichen Antworten direkt im Anschluss.
Die MICE-Branche ist mit die komplexeste Warengruppe im Einkauf. Die Leistungen müssen je nach Veranstaltungsart, Leistungskategorie und Teilnehmer, also intern oder extern, steuerlich unterschiedlich behandelt und verbucht werden. Das Controlling braucht dafür immer die Agenda und die Teilnehmerliste.
Dazu kommt, dass Hotelrechnungen in der Regel acht, zehn Seiten sind, mit Einzelpositionen je Teilnehmer, und die Leistungen nicht sauber ausgewiesen sind. Bisher hat es kein Standardsystem gegeben, das einfach den Prozess abbilden kann, und so blieb die Abrechnung manuell.
Ab 2027 gilt eine PDF per Mail bei Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz nicht mehr als gültige Rechnung. Gebraucht wird ein strukturiertes Format, und in Deutschland ist es die XRechnung oder ZUGFeRD. Wer dann noch manuell arbeitet, riskiert den Vorsteuerabzug, bekommt Rechnungen zurückgewiesen und steckt in endlosen Korrekturschleifen. Der Druck kommt nicht von uns, sondern vom Gesetzgeber, und die Frist ist näher, als viele denken.
Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Randthema. Sie verändert, was überhaupt als gültige Rechnung zählt. Eine PDF-Datei per E-Mail gilt ab 2027 nicht mehr als Rechnung im rechtlichen Sinne. Gebraucht wird ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, die XRechnung oder das ZUGFeRD.
Das heißt, es bringt Struktur und Transparenz, und für uns in unserer Branche bedeutet das natürlich, dass auch Hotelrechnungen ihre Leistungen, auch die Leistungen in den Pauschalen, konkret mit Steuersatz ausgeben müssen. Das erleichtert uns die Arbeit, um sie in ein Format zu bringen, sodass der User sie versteht, aber auch das Controlling alle notwendigen Informationen bekommt, um die Leistungen sauber zu verbuchen.
Bei einer Tagung stecken in einer einzigen Rechnung Leistungen mit 7 und mit 19 Prozent. Wir haben immer in den Pauschalen die Raummiete, die anders versteuert wird. Wir haben Verpflegung, bei der es wichtig ist zu wissen: Haben wir interne oder externe Teilnehmer? Bei internen Teilnehmern entsteht der geldwerte Vorteil, der anders versteuert werden muss, mit bestimmten Preisen, die pauschal versteuert werden können auf die Jahressicht je Mitarbeiter.
All diese Informationen müssen einzeln aus der Rechnung und aus den Positionen auslesbar sein, um sie korrekt zu verbuchen. Und der Schritt dahin, mit Unterstützung der E-Rechnung, ist, dass wir die strukturellen Daten einzeln bekommen und je nach Kunde, wie die Sachkonten aufgestellt sind, das Vormapping machen können, sodass digital verbucht werden kann.
Wenn man MICE Portal verwendet, dann ist es wie ein Procurement-System, eine Purchase Order. Jedes Projekt im MICE Portal hat eine Purchase Order, die MICE-Projektnummer. Bei Buchung wird dem Hotel oder dem Anbieter schon die Nummer mitgegeben und auch vorweg gesagt: Erstens, wenn man sich für unsere Abrechnung entscheidet, die Rechnung bitte bei uns später hochzuladen und die tatsächlichen Kosten Line Item für Line Item anzugeben. Zum anderen, dass die Projektnummer auf der Rechnung stehen muss.
Wenn nun die Veranstaltung stattgefunden hat, bekommt das Hotel von uns eine E-Mail mit der Bitte, bei uns im System die vorgeblendetenLeistungen, die wir aus dem Angebot ja schon haben, mit den Preisen entweder zu bestätigen, abzuändern und zusätzliche Leistungen wie Barverzehr oder Ähnliches hinzuzufügen. Gleichzeitig darf das Hotel natürlich auch seine Rechnung und alle Belege hochladen, damit alles an einem Ort gespeichert werden kann.
Wir nehmen jetzt die Informationen und je nach Kunde gibt es immer bestimmtes Sachkontenmapping, das je nach Leistungskategorie zutrifft, und erstellen eine Informationsrechnung, die eine Zusammenfassung ist, sodass das Controlling, aber auch die Kostenstelle schnell sehen kann, ob die Rechnung so in Ordnung ist.
Wir haben einen Freigabeprozess eingerichtet, der es erlaubt, dass er entweder einstufig ist, das heißt die Kostenstelle gibt frei, oder mehrstufig: erst Controlling, dann die Kostenstelle, sodass wir individuell auf die Kunden eingehen können.
Und nachdem freigegeben ist, lösen wir eine virtuelle Kreditkarte aus. Die wird PCI-konform an das Hotel geschickt. Das Hotel bekommt schnell und rechtzeitig die Bezahlung. Der Kunde erhält von uns einen LARS-Datensatz, der die Sachkonten enthält und hochgeladen werden kann im Verbuchungstool, sodass automatisch die richtigen Buchungssätze generiert werden.
Der kann schon ausschauen, ich denke, viel vermehrt wie wir es jetzt mit einigen Kunden schon machen, End-to-End. Das bedeutet, man hat ein Beschaffungstool eingeführt, um vorne schon digital zu erfassen, sei es jetzt MICE Portal oder ein anderes Tool. Dadurch haben wir schon mal die Weichen gestellt, dass die Leistungen korrekt definiert sind, dass man Angebote erhalten hat, die Line-by-Line-Items sind, dass die Compliance eingehalten wird in der Firma und dass man natürlich die ganze Buchung und die Abrechnung später anhand der Projektnummer oder Purchase Order verfolgen kann.
Das Hotel lädt nach der Veranstaltung die Rechnung hoch oder schickt sie per E-Rechnungsweg direkt zu uns. Wir digitalisieren die Rechnung, sodass sie in dem passenden Format ist, machen das Sachkontenmapping für den Kunden, übernehmen den Freigabeprozess und sorgen dafür, dass das Controlling die Agenda oder Teilnehmerliste sowie andere zusätzliche Informationen, die benötigt werden, bei uns im Portal zur Verfügung gestellt bekommt.
Und nach Freigabe übernehmen wir die Übermittlung der Bezahlung via virtueller Kreditkarte und geben natürlich dem Kunden die Rechnung oder Zugriff auf die Rechnung.
Ich denke, dass in drei Jahren die Konzerne, aber auch der Mittelstand so weit sein werden, dass dieser Weg, den heute schon einige gehen, viele weitere gehen werden.
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