Auf der Burg Hemmersbach bei Köln fand der MICE Executive Circle 2025 (MEC 2025) statt und wurde zweifellos als ein wichtiger Meilenstein für die Zukunft der Eventbranche wahrgenommen. Mit seiner exklusiven Lage bot der MEC 2025 eine einmalige Gelegenheit für strategische und operative Einkäufer, Eventplanende, Partner und Anbieter, sich in einem inspirierenden Umfeld zu vernetzen und auszutauschen. Die Veranstaltung stand ganz im Zeichen der Transformation der Branche und bot Raum, über die nächste Entwicklungsstufe im Veranstaltungsmanagement zu diskutieren.
Die Organisatoren des MICE Executive Circle 2025, die MICE Portal GmbH, hatten es sich anlässlich ihres 25-jährigen Jubiläums und ihres Beitrags zum digitalen Veranstaltungseinkauf zur Aufgabe gemacht, die Balance zwischen Effizienz und Emotion zu thematisieren. Durch praxisnahe Einblicke, Diskussionen und Best Practices erhielten die Teilnehmenden ein umfassendes Bild der aktuellen und künftigen Herausforderungen und Chancen.
Josephine von Brühl, CEO MICE Portal, zog Bilanz:
„Der MICE Executive Circle hat gezeigt, worauf es künftig ankommt: vollständige Briefings für schnelle Angebote, klare Pflichtangaben für transparente Abrechnung und definierte Abläufe für Änderungen. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten nach denselben Spielregeln arbeiten. Mit 25 Jahren Projekterfahrung wissen wir, wie solche Standards Wirkung entfalten und wo Künstliche Intelligenz Routine entlastet, ohne den Menschen aus der Verantwortung zu nehmen.“
Ein zentraler Diskussionspunkt war die Geschwindigkeit bei der Angebotserstellung. Ziel ist es, Erstangebote für komplexe Anfragen spätestens binnen zwei Arbeitstagen zu erhalten. Bei kleineren Gruppen – immerhin rund 75 Prozent aller Anfragen – lag die durchschnittliche Antwortzeit bereits unter acht Stunden.
Hier zeigte MICE Catch seine Stärke: Anstatt ausschließlich Hotels direkt anzufragen, konnten Kunden ihre Anfragen auch veröffentlichen. Hotels hatten so die Möglichkeit, sich aktiv um passende Projekte zu bewerben. Dieses Modell half, Buchungslücken zu schließen und verschaffte auch Häusern im Umland zusätzliche Sichtbarkeit, insbesondere wenn innerstädtische Kapazitäten knapp waren.
Auch das Thema Rechnungsstellung wurde intensiv behandelt. Typische Probleme wie fehlende Referenznummern, unklare Leistungszeiträume oder gemischte Positionen (z. B. Raummiete und Catering in einer Zeile) führten bislang zu Rückfragen und Verzögerungen.
Mit MICE Invoicing wurde ein Lösungsansatz vorgestellt, der Pflichtangaben bereits in der Anfrage vorsieht, die Abnahme von Leistungen vor der Rechnungserstellung einbindet und einen systematischen Abgleich zwischen Bestellung, Leistung und Rechnung ermöglicht. Damit ließen sich Abrechnungsfehler reduzieren und die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen – ein wichtiger Schritt, gerade im Hinblick auf die seit 2025 strengeren Rechnungsanforderungen.
Veränderungen bei Teilnehmerzahlen, Terminen oder Leistungen gehören zum Alltag in der Eventplanung. Der MICE Agent, der erste vollintegrierte KI-Agent in der MICE Portal Buchungsplattform, übernahm dabei eine Schlüsselrolle. Er konnte definierte Routine- und Systemschritte eigenständig ausführen – vom Anlegen eines Projekts über die Auswahl passender Leistungen bis hin zum Versand von Anfragen. Entscheidungsrelevante Freigaben blieben jedoch stets in der Hand des Teams. Insgesamt beherrschte der MICE Agent bereits über 50 Systemfunktionen und entlastete damit Planende spürbar von Standardaufgaben.
Vinzenz von Brühl, COO MICE Portal, brachte es auf den Punkt:
„Wir stellten den Wechsel vom reaktiven Abwarten zum proaktiven Handeln in den Mittelpunkt: Der MICE Agent übernahm Routine- und Systemschritte eigenständig, bei kritischen Entscheidungen holte er die Freigabe des Teams ein.“
KI war insgesamt ein zentrales Thema des MICE Executive Circle 2025. Die Teilnehmenden diskutierten intensiv, wie KI dabei helfen kann, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Prozesse zu optimieren und personalisierte Teilnehmenden-Ansprache zu ermöglichen. Gleichzeitig rückten Datenschutz, Ethik und die Rolle des Menschen als finale Entscheidungsinstanz in den Fokus. Der MEC 2025 bot hier eine Plattform, Chancen und Risiken gemeinsam zu reflektieren und erste Lösungsansätze vorzustellen.
Bild: MICE Portal GmbH
Neben KI und Abrechnung stand auch die Automatisierung von Prozessen im Vordergrund. Workshops und Diskussionsrunden boten Einblicke in die neuesten Technologien und deren Anwendung im Einkauf. Ergänzt wurde das Programm durch gezielte Networking-Sessions wie Lunch & Learn, Networking Dinner und Working Breakfast. Best-Practices-Sessions gaben Einblicke in erfolgreiche Strategien – von digitalen Workflows bis hin zu neuen Abrechnungsmodellen.
Somit förderte der MEC 2025 förderte nicht nur den fachlichen Austausch, sondern auch den Aufbau nachhaltiger Partnerschaften. In der exklusiven Atmosphäre von Burg Hemmersbach entstanden wertvolle Kontakte und langfristige Kooperationen.
Der MICE Executive Circle 2025 hielt, was er versprach: Er setzte neue Maßstäbe in der Eventbranche, definierte klare Spielregeln für die Zukunft des digitalen Veranstaltungseinkaufs und stellte mit MICE Catch, MICE Invoicing und dem MICE Agent drei zentrale Innovationen vor, die die Arbeit von Event- und Procurement-Teams nachhaltig erleichtern werden.
Schon heute lohnt sich der Ausblick auf das kommende Jahr: Beim MEC 2026 erwarten Sie erneut richtungsweisende Themen und spannende Diskussionen!