Wie aus einem Schulungszentrum für Prüfingenieure eines der nachhaltigsten Kongresshotels Deutschland wurde.
Die letzten zehn Minuten sind entscheidend. Wer zum DEKRA Congresshotel nach Wart fährt, lässt Stuttgart, die Autobahn und irgendwann auch das letzte Ortsschild hinter sich. Dann kommt Wald. Und Wiese. Und noch mehr Wald. "Das Schlimmste, was die Gäste auf dem Weg zu uns sehen, ist ein Eichhörnchen", sagt Jan von Schaper, Head of Business Development, und man merkt schnell, dass dieser Satz kein Zufall ist. Er ist Programm.
Es ist ein ungewöhnliches Haus, über das ich mit ihm gesprochen habe. Eines, das eigentlich nie ein Tagungshotel werden sollte. Eines, das seine Hotelsterne freiwillig zurückgegeben hat. Und eines, das mitten im Nirgendwo eine Auslastung erreicht, von der viele Häuser in der Innenstadt nur träumen können. Wer verstehen will, warum ausgerechnet ein Standort ohne S-Bahn-Anschluss und ohne Laufkundschaft so gut funktioniert, muss ein wenig ausholen. Denn die Antwort hat viel mit der Herkunft des Hauses zu tun, mit einer Portion Mut und mit einer Prüfmentalität, die man an den ungewöhnlichsten Stellen wiederfindet. Ein Gespräch über kreative Leere, zurückgegebene Sterne und die Frage, warum manche Firmen 50 Kilometer Anfahrt bewusst in Kauf nehmen.
Um zu verstehen, warum das Haus so tickt, muss man weit zurückgehen. 1977 entstand in Wart ein Schulungszentrum der DEKRA, gedacht für die Aus- und Weiterbildung der eigenen Prüfingenieure. Ein Hotel gab es zwar schon, doch das ist eine andere Geschichte, es entstand Mitte der achtziger Jahre und lief lange unter der Marke Best Western.
Der heutige Neubau kam erst 2020 dazu, und der Zeitpunkt hätte kaum ungünstiger sein können.
"Acht Tage hatten wir offen, dann wurde wieder zugemacht", erinnert sich von Schaper an die Eröffnung mitten im ersten Lockdown. Ein Neubau, frisch fertiggestellt, und dann eine Pandemie, die den gesamten Veranstaltungsmarkt über Nacht zum Stillstand brachte. Es folgte ein Auf und Zu über Monate, ein halbes Jahr mit Pandemie, ein halbes Jahr ohne, wie er es beschreibt. Das alte Hotelgebäude wurde inzwischen ganz aufgegeben und in Wohnungen und Apartments umgewandelt, der Abschluss dieses Umbaus liegt noch gar nicht lange zurück. Gearbeitet wird heute ausschließlich im Neubau, der gerade um weitere 56 Zimmer wächst.
Besonders aufschlussreich ist, wie sich das Haus überhaupt für externe Gäste geöffnet hat. Denn geplant war das nie. In den achtziger und neunziger Jahren fragte hin und wieder eine Kreissparkasse oder eine Volksbank aus der Region an, ob man den großen Saal mit seinen 900 Quadratmetern nutzen könne. War zufällig Platz und nicht zu viel Aufwand damit verbunden, sagte man zu. So sprach sich langsam herum, dass man in Wart durchaus etwas veranstalten kann. Es war ein organisches, fast beiläufiges Hineinwachsen in ein Geschäft, das heute den Kern des Hauses bildet.
Der eigentliche Aufbruch kam allerdings erst nach der Pandemie. Und er kam mit System. Das Haus machte massiv Werbung, wandte sich gezielt an Firmen in der Region und darüber hinaus und stellte sich zum ersten Mal die harte Wettbewerbsfrage. Von Schaper und sein Team analysierten, welche Kategorien von Tagungshotels überhaupt mit Wart konkurrieren, auf welchem Niveau man mit wem steht und wo man gezielt nachlegen muss. "Wir haben wirklich alles ausprobiert", sagt er, und beschreibt eine Kultur des Versuchens, in der eben nicht nur die Erfolge sichtbar bleiben, sondern auch die Umwege dazugehören. Ein Ausflug ins Privatkundengeschäft etwa, eine Weinabendveranstaltung, zu der am Ende genau vier Gäste kamen. Solche Geschichten erzählt er ohne Scheu, und gerade das macht das Haus greifbar.
Der Konzern ist bis heute das Rückgrat. 40 bis 50 Prozent der Auslastung kommen weiterhin aus der DEKRA selbst, die Aus- und Weiterbildung findet nach wie vor im Haus statt. Ergänzt wird das durch die DEKRA Akademie, eine Schwestergesellschaft, die dieselben Fort- und Weiterbildungen für Teilnehmende anbietet, die nicht aus dem Konzern kommen, deutschlandweit und europaweit, von Arbeitsschutz über Fuhrparkprüfungen bis zu Gutachten. Von Schaper vergleicht sie mit einer Business School. Auch diese Akademie tagt in Wart.
Und er beschreibt einen größeren Wandel, der weit über das eigene Haus hinausgeht. Immer mehr konzerneigene Häuser und Tagungsstätten öffnen sich nach außen, um frisches Geld von außerhalb hereinzuholen. Der Grund ist so einfach wie einleuchtend. Wer sich nicht öffnet, bleibt ein Exot in einer Konzernwelt, die mit dem eigentlichen Kerngeschäft wenig zu tun hat. Wer sich öffnet, wird zum eigenständigen Wertbeitrag. Für Wart bedeutet das eine spannende Doppelrolle, fest im Konzern verankert und zugleich am freien Markt erfolgreich.
Man könnte meinen, ein Hotel bleibt ein Hotel, egal wem es gehört. Bei DEKRA ist das anders, und das merkt man schneller, als man denkt.
Kein anderes Haus in Deutschland, Österreich oder der Schweiz setze alle Arbeitsschutzmaßnahmen, alle Prüfungen und Begehungen so konsequent um, sagt von Schaper. Und er sagt es ohne jede Überheblichkeit, eher wie jemand, der viele andere Häuser von innen kennt und den Unterschied deshalb genau benennen kann. Fahrstuhlprüfungen, Arbeitsschutzbegehungen, die regelmäßigen Prüfungen von Arbeitsmitteln, all das läuft hier nicht als lästige Randnotiz, sondern als Selbstverständlichkeit.
Sichtbar wird das bis in den einzelnen Tagungsraum hinein. In jedem hängen Listen mit Rettungswegen und Feuerlöschern, dazu die Namen und Telefonnummern aller Erst- und Zweithelfer. Vor jeder Konferenz, vor jeder Schulung gibt es eine Begrüßung, in der das Verhalten im Brand- und Notfall erklärt wird, wo es Hilfe gibt, wie man sich verhält. Was in vielen Häusern eine schnell abgehakte Formalität ist, gehört hier zur DNA.
Was in anderen Häusern nach lästiger Pflicht klingt, ist in Wart gelebte Herkunft. Für Einkäufer und Compliance-Verantwortliche ist das mehr als eine nette Anekdote. Wer Veranstaltungen für ein Unternehmen bucht, trägt Verantwortung für die Teilnehmenden, und ein Haus, das Arbeitsschutz und Sicherheit nachweislich und lückenlos ernst nimmt, nimmt einen Teil dieser Sorge ab.
Bemerkenswert ist, wie entspannt von Schaper mit dem Wettbewerb umgeht. Andere Prüforganisationen kommen durchaus selbst als Gäste nach Wart, etwa dann, wenn Automobilkonzerne Neuheiten vorstellen und die technische Prüfszene zusammenkommt. Man begegnet sich in freundschaftlicher Konkurrenz und tagt am Ende doch gern beim Nachbarn im Grünen. Der Grund dafür ist auch struktureller Natur, denn die DEKRA bildet in großem Umfang im eigenen Haus aus, mit eigenen Anlagen und eigenen Ideen. Diese jahrzehntelange Verpflichtung zur Aus- und Weiterbildung hat das Haus geprägt, lange bevor der erste externe Tagungsgast kam.
Die vielleicht mutigste Entscheidung fiel schon während der Pandemie. Gemeinsam mit der Hoteldirektorin traf von Schaper eine Wahl, die in der Branche selten ist. Das Haus gab seine Hotelsterne komplett zurück.
Der Gedanke dahinter ist bestechend einfach. Sterne limitieren. Sie sind zwar ein Kategoriensystem, doch innerhalb einer Kategorie kann die tatsächliche Qualität stark schwanken, und vor allem schränken sie den Einkauf ein. Manche Unternehmen dürfen nur Zwei- und Drei-Sterne-Häuser buchen, andere ausschließlich Vier-Sterne-Häuser. Ein Haus, das sich in eine solche Schublade stecken lässt, verliert automatisch einen Teil des Marktes. Statt sich pressen zu lassen, entschied man sich in Wart für einen anderen Weg und setzte voll auf zertifizierte Nachhaltigkeit, und zwar zu einem Zeitpunkt, als das noch längst keine Pflicht war.
"Damals konnte jeder sagen, wir leben Nachhaltigkeit", so von Schaper. "Für uns war immer klar, dass wir das auch geprüft nachweisen müssen." Wieder taucht sie auf, diese Prüfmentalität, diesmal in Grün. Nachhaltigkeit sollte nicht Behauptung bleiben, sondern zertifiziert, nachprüfbar und belegbar sein, auch wenn man sie ohnehin täglich lebt. Das Haus setzte sich mit den damals aus allen Richtungen aufkommenden Nachhaltigkeitsprüfsystemen auseinander und entschied sich, sich an Green Sign zu messen, einem der führenden Systeme in Europa.
Aus dieser Haltung wuchs eine ganze Sammlung. Green Sign auf höchstem Level, dazu EcoVadis Platin, eine Auszeichnung, die weltweit nur sehr wenige Unternehmen erreichen und die auch daher rührt, dass der gesamte DEKRA-Konzern in Sachen Nachhaltigkeit stark aufgestellt ist. Hinzu kommt die Nominierung für den Green Monarch, eine noch junge Auszeichnung, die gezielt Leuchtturmprojekte der Branche sichtbar machen will. Von Schaper findet daran vor allem einen Gedanken wichtig. Es gebe unzählige Häuser, die längst enorm viel für Nachhaltigkeit tun, aber nie darüber gesprochen haben. Solche Formate geben ihnen die Chance, das Verborgene zu zeigen und damit auch zu belegen, dass sich der Aufwand lohnt.
So überzeugt das Haus von seiner Richtung ist, so nüchtern ordnet von Schaper die Gegenwart ein. Nachhaltigkeit sei eben noch nicht das entscheidende Kriterium. Am Ende zählten immer noch der Preis und nochmals der Preis, dazu die Lage. Diese Ehrlichkeit ist erfrischend, gerade weil sie aus dem Mund eines Hauses kommt, das früh und konsequent auf Nachhaltigkeit gesetzt hat. Doch die Richtung sei eindeutig. Der Trend zeige klar nach oben, getrieben von EU-Richtlinien und nationalen Gesetzen, die Nachhaltigkeit ab bestimmten Betriebsgrößen verpflichtend machen. Man könne kaum noch eine Ausschreibung bearbeiten, ohne dass Nachhaltigkeitsfragen auftauchen. Wer wie Wart früh gehandelt hat, muss nun nicht nachziehen, sondern kann souverän auf Zertifikate verweisen, die andere erst mühsam erwerben.
Zurück zu jenem Eichhörnchen. Der Standort, 50 Kilometer von Stuttgart entfernt, klingt zunächst nach einem Nachteil. Kein schneller S-Bahn-Sprung, keine Innenstadtlage, keine spontane Erreichbarkeit. Von Schaper dreht dieses vermeintliche Manko in ein Argument um, und zwar in ein Überzeugendes.
"Wenn Sie etwas Kreatives entwickeln wollen, eine Strategie, dann brauchen Sie erst einmal Leere", sagt er. Den Kopf frei, den Körper heruntergefahren, nicht dreißig oder vierzig gleichzeitige Eindrücke wie in der Großstadt. Wer die letzten Kilometer durch Wald und Wiesen fährt, kommt bereits entspannt an. Genau dieser Raum, dieses bewusste Zur-Ruhe-Kommen, sei das eigentliche Produkt des Hauses.
Kreativität und strategisches Denken brauchen keinen Reizüberfluss, sondern das Gegenteil.
Dazu kommen die Freiflächen. Eine Schnitzeljagd für 400 Personen, ein Barbecue für 800, all das lässt sich hier umsetzen. Geht es um Fort- und Weiterbildung, ist oft ein Teamevent Teil des Programms. Abends kommen die Teilnehmenden zusammen, essen, entspannen, tauschen sich aus. Und genau in diesem Austausch, sagt von Schaper, liege der eigentliche Wert. Wie hast du das heute verstanden, was war für dich der wichtigste Punkt, hast du es genauso gesehen wie ich? Solche Gespräche entstehen nur, wenn Menschen zusammensitzen, und genau darauf ist das Haus ausgelegt. Mal kommt ein CEO für eine Art Kaminfeuergespräch vorbei, mal geht es auf Fackelwanderung durch den Schwarzwald. Wer hierher kommt, sucht diesen Rahmen ganz bewusst.
Auch das Feiern gehört dazu, und von Schaper wertet es keineswegs ab. Ein Team, das ein gemeinsames Erlebnis hatte, fühlt sich danach enger verbunden und kann besser zusammenarbeiten. Der soziale Kitt, den ein gutes Event schafft, ist kein netter Nebeneffekt, sondern oft der eigentliche Zweck.
Genau hier lohnt der Blick auf ein Phänomen, das die Branche gerade intensiv beschäftigt, das sogenannte Blended Travel, also das bewusste Verlängern einer Geschäftsreise um private Erholung. Ein Thema, das mich beruflich ohnehin umtreibt, deshalb wollte ich von Jan von Schaper wissen, ob er das bei seinen Gästen beobachtet. Wer, wenn nicht ein Haus mit dieser Lage, müsste davon profitieren? Seine Antwort ist ehrlich und aufschlussreich zugleich. Direkt im Haus laufe das eher unter dem Radar, und der Grund ist ein sehr praktischer. Meist ist man für die Folgenacht bereits ausgebucht. Blended Travel ist oft eine spontane Entscheidung, man hat das Haus kennengelernt und möchte noch eine Nacht bleiben, doch genau diese Spontaneität lässt sich schwer bedienen, wenn 2.500 Menschen tagen können, aber nur 124 Zimmer zur Verfügung stehen. Die Nachfrage nach Zimmern übersteigt das Angebot an vielen Tagen deutlich, das macht die Rechnung anspruchsvoll, auch mit Blick auf Planbarkeit und Verpflegung.
Also dreht das Haus auch diesen Gedanken um, statt ihm hinterherzulaufen. Anstatt auf spontane Verlängerung im Nachhinein zu setzen, plant man vorausschauend. Reist eine Firma etwa am Montag zur Tagung an, erhalten die Mitarbeitenden einen vergünstigten Code für eine frühere Anreise schon am Sonntag. Wer möchte, kommt früher, kommt an und genießt, bevor die Arbeit beginnt. Von Schaper nennt das "Pre-Planned Travel", die planbare Variante des Trends. Es ist ein schönes Beispiel dafür, wie ein Haus aus seinen eigenen Grenzen eine kluge Lösung macht, statt sie als Nachteil hinzunehmen. Der Trend ist gut, sagt er, man muss ihn nur so gestalten, dass er zur eigenen Struktur passt.
Wichtig ist ihm dabei ein Punkt, der leicht übersehen wird. Die Anreise ins Grüne ist kein reiner Zeitverlust. Es gibt Menschen, die die längere, entschleunigte Anfahrt bewusst schätzen, etwa weil sie autofrei leben möchten. Und ja, die Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln aus München, Stuttgart oder Berlin funktioniert, sie dauert nur länger. Der ländliche Nahverkehr sei gewöhnungsbedürftig, aber vorhanden. Wer ankommt, duscht und geht in die Tagung, hat die Umschaltung von Alltag auf Fokus dann längst hinter sich.
Für alle, die Veranstaltungen einkaufen oder planen, war ein Teil unseres Gesprächs besonders aufschlussreich. Denn von Schaper hat eine sehr klare Vorstellung davon, was eine gute Anfrage ausmacht, und die beginnt nicht beim Budget, sondern beim Ziel.
"Wir fragen grundsätzlich immer: Gab es die Veranstaltung schon? Welchen Zweck erfüllt sie? Welche Wirkung möchten Sie erreichen? Auf welche Veränderung möchten Sie reagieren?" Dahinter steckt eine Haltung, die weit über reine Raumvermietung hinausgeht. Ein Event braucht ein Ziel, keinen bloßen Anlass. Ob es um Wissenstransfer geht, um Teamgeist, oder darum, eine Organisation auf eine bevorstehende Veränderung vorzubereiten, macht einen entscheidenden Unterschied für die Gestaltung. Wer als Einkäufer oder Planer diese Fragen für sich selbst schon beantwortet hat, bekommt am Ende ein besseres, wirksameres Event. Das ist ein Gedanke, den man aus Wart mitnehmen kann, unabhängig davon, wo man am Ende bucht.
Und was ist eine schlechte Anfrage? Die gebe es kaum, sagt von Schaper, und meint es ernst. Als Haus im Grünen nehme man jede Anfrage erst einmal als gute an. Das unterscheidet Wart bewusst von einem Tagungshaus in Berlin oder München, das schon durch seine zentrale Lage eine ungleich größere Masse an Anfragen bewältigt. Wer im Grünen liegt, bekommt in der Regel die gezielte Anfrage von jemandem, der genau das sucht, das Tagen in der Natur. Es ist auch schlicht schwieriger, Wart auf der Landkarte zu finden als Berlin, weshalb das Haus seit über zweieinhalb Jahren zwei Personen im digitalen Marketing beschäftigt, die nichts anderes tun, als die Sichtbarkeit zu erhöhen. Wer nicht weiß, wo Wart liegt, muss das Haus online erst einmal finden. Und wer eine kleinere Veranstaltung selbst in die Hand nehmen möchte, kann ein passendes Haus wie dieses auch direkt online hier planen und anfragen.
Schwierig werde es allenfalls bei unrealistischen Erwartungen, vor allem beim Preis-Leistungs-Verhältnis. Wer mit zehn Euro pro Übernachtung anfragt, trifft auf ein Haus, das budgetorientiert arbeitet und kalkulieren muss. Doch selbst hier zeigt sich eine bemerkenswerte Flexibilität. Weil das Haus groß ist und viel Geschäft mit Konzernen und im Business-to-Business-Bereich macht, kann es sich Freiräume leisten. Für karitative oder sozialpolitische Anliegen, für Vereine, schaut man genau hin, klärt das vorhandene Budget und den Zweck und kommt entgegen, wo es geht. Zu Ostern oder Pfingsten wird schon einmal die große Halle für einen Gottesdienst freigegeben, ohne dass dabei Gewinn entsteht. Nicht jeder Quadratmeter muss maximalen Profit bringen. Das verbindet mit der Region und rückt den Menschen in den Mittelpunkt, nicht nur die Marge. Es ist ein Luxus, den sich ein Haus dieser Größe leisten kann und den ein reiner Privathotelier, der jeden Monat schwarze Zahlen erwirtschaften muss, so kaum darstellen könnte.
Dass diese Rechnung insgesamt aufgeht, zeigt eine Zahl, die von Schaper fast beiläufig nennt. Wer einmal in Wart getagt hat, kommt fast immer wieder. Rund 98 Prozent der Veranstaltungen sind wiederkehrend. In einer Branche, in der um jede Ausschreibung hart gerungen wird, ist das ein außergewöhnlicher Vertrauensbeweis und vielleicht das stärkste Argument von allen. Denn kein Zertifikat und keine Auszeichnung wiegt so schwer wie ein Kunde, der freiwillig zurückkommt.
Am Ende bleibt das Bild eines Hauses, das zwei Dinge zugleich schafft, die sich eigentlich zu widersprechen scheinen. Es erfindet sich immer wieder neu, probiert aus, verwirft, versucht es erneut, und hält dabei doch einen verlässlichen Standard. Von Schaper beschreibt genau darin den eigentlichen USP. Es ist nicht der eine überragende Punkt, den niemand sonst bietet, sondern das Zusammenspiel. Die Vielseitigkeit, die enormen Flächen, die spürbare Freundlichkeit der Mitarbeitenden und die Nachhaltigkeit ergeben zusammen etwas, das schwer zu kopieren ist. Einzeln ließe sich jeder Baustein irgendwo übertreffen, in der Kombination aber liegt die Stärke.
Diese Kombination erklärt auch, warum das Thema kulinarische Bandbreite so oft fällt. Vom 18-Gänge-Menü für 30 Personen bis zu einem für 400, oder eben ein unkompliziertes Barbecue für Hunderte, fast alles ist möglich. Dazu Photovoltaik auf den Dächern, eine Fahrzeugflotte, die nur noch elektrisch fährt, fleischfreie Tage im Mitarbeitendenrestaurant und ein durchdachter Umgang mit Portionen, um möglichst wenig wegzuwerfen. Es sind viele kleine Bausteine, die dasselbe Bild ergeben. Ein Haus, das seinen Anspruch nicht behauptet, sondern im Alltag umsetzt.
Und wie würde von Schaper in einem einzigen Satz erklären, warum ausgerechnet der Schwarzwald und ausgerechnet dieses Haus? Er überlegt kurz, dann kommt der Satz, der eigentlich alles zusammenfasst: "Kommen Sie zu uns, wenn wir durch unsere Räume Ihr Event wirksam darstellen können."
Wer als Einkäufer oder Eventplaner nach einem Ort sucht, an dem eine Veranstaltung mehr wird als ein Termin im Kalender, findet in Wart einen ungewöhnlichen und lohnenden Kandidaten. Ein Haus, das aus einer Ausbildungsstätte gewachsen ist, das Sicherheit im Blut hat, das den Mut hatte, gegen den Strom zu schwimmen, und das die Ruhe des Schwarzwalds zum Produkt gemacht hat.
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